Secrétaire de coordination des admissions

L’Hospitalisation à Domicile de l'AP-HP prend en charge plus de 800 patients par jour soignés dans les mêmes conditions de qualité et de sécurité que dans un hôpital classique au domicile 24h/24 et 7j/7.
La cellule d'admission médicalisée est composée de 2 secteurs :
• Le secteur des admissions, composés de 15 secrétaires, ouvert du lundi au vendredi de 8h30 à 17h30. Le week-end et jours fériées, ouvert uniquement pour la gestion des mouvements
• Le secteur médicalisé, composé de 2 praticiens d’HAD (en rotation) et 1 pharmacien en rotation, 2 infirmières de liaison en rotation, une IDEC de plateforme, un pédiatre, une infirmière puéricultrice et 3 secrétaires (4 ETP), ouvert du lundi au vendredi de 8h30 à 17h30.
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Ces 2 secteurs travaillent en étroite collaboration sous la responsabilité d’un cadre de santé.

Missions Générales :
- Assurer la gestion d’une demande d’HAD, à partir de la demande jusqu’à l’admission ou non du patient
- Assurer un accueil téléphonique de qualité : réceptionner, enregistrer, transmettre et orienter les appels téléphoniques
Missions Permanentes :
- Répondre aux demandes d’admission des services prescripteurs : hôpital prescripteur, médecin de ville, ESMS...
- Elaborer le dossier de pré-admission du patient et assurer le suivi
- Vérifier l’identité du patient et l’ouverture des droits à la sécurité sociale
- Finaliser l’admission administrative
- Assurer une transmission rapide et efficace des informations auprès des différents partenaires (Médecins de coordination, IDE et cadre de coordination, IDELIA CAM, unités de soins…)
- Gérer et orienter les appels téléphoniques
- Gérer et orienter les fax et les mails
- Classer et archiver les documents administratifs dans le dossier de soins informatisés
- Contribuer à la promotion de l’HAD de l’AP-HP
- Assurer les mouvements du week-end et les jours fériés
- Travailler en étroite collaboration avec le secteur parcours de la cellule pour la gestion des demandes d’admission ainsi qu’avec les coordinations
- Alerter sur les dossiers complexes
Missions Spécifiques :
- Assurer une continuité du service de 8h30 à 17h30, 7 jours sur 7
- Participer aux projets institutionnels et de service

• Qualification en secrétariat
• Connaissances bureautiques indispensables WORD / EXCEL / OUTLOOK
• Connaissances ORBIS, SAP appréciées
• Aptitude à la communication téléphonique
• Aptitude aux outils numériques
• Esprit de synthèse et de discernement
• Sens de l'organisation
• Réactivité
• Esprit d'équipe
• Respect de la confidentialité et du secret professionnel