Assistante administrative

Taches administratives transversales à deux directions des services techniques.

- Gestion du courrier (enregistrement, transmission, suivi, réponse, ...)
- Gestion des réunions et des commissions municipales (sondages, organisation, réservation de salles, aide à la réalisation des supports de présentation, envoi des invitations et des comptes rendus...)
- Suivi et mise en forme de dossiers administratifs
- Travaux de bureautique : saisie et mise en forme de documents informatiques (courriers, tableaux, compte rendus, rapports administratifs ...)
- Tri, classement, archivage, numérisation...
- Exécution et suivi des procédures et décisions administratives
- Rédaction des arrêtés
- Préparation et suivi des projets de délibération
- Préparation et suivi des décisions
- Prise de notes et rédaction de comptes rendus ou de relevés de décisions ;
- Participation à la création de supports méthodologiques.
- Gestion des contrats / conventions
- Gestion de la boite mail du CTM, des appels et des accueils/rdv
- Recensements et affectations des demandes AS TECH
- Suivi des congés, des astreintes, et autres démarches RH

Dans le cadre des missions de la DADT : quotité de travail estimatif 60%

Missions spécifiques au profit de l'Aménagement et du Foncier :
- Contacts et liens administratifs avec les notaires dans le cadre des ventes et acquisitions réalisés par la commune
- Contacts et liens administratifs avec les géomètres dans la cadre des opérations de bornage

Missions spécifiques au profit du service politique de la ville :
- Suivi administratif des différents appels à projet (programmation annuelle du contrat de ville, VVV, quartiers d'été, plateforme Dauphin...)
- Suivi administratif du PNRU (plateforme ANRUSCOPE...).

Missions spécifiques au profit du service urbanisme :
- Mise en forme de dossiers d'autorisation d'urbanisme (tampons, photocopie, ouverture de pochette, suivi administratif...) ;
- Transmissions des délibérations dans le cadre de l'adressage postale ;
- Communications d'archives et informations récurrentes simples auprès des notaires (compétence gestion des eaux et assainissement/voirie/droit de préemption...) ;
- Publipostage
- Envois en nombres lors des procédures relatives au PLU, des opérations de communication ou de concertation
- Numérisation
- Rematérialisation de dossiers numérisés
- Classement
- Liens avec l'archiviste pour les sorties de dossiers
- Affichage légal et mesures de publicité.

Dans le cadre des missions de la DPBTE : quotité de travail estimatif 40%

Missions spécifiques au profit du service entretien :

? Suivi des heures de nuits et TR

? Suivi des planning agents

Missions spécifiques au profit du service maintenance :

? Classement des rapports de vérification et suivi du planning d'intervention

? Prise de rendez-vous des entreprises intervenantes

Missions spécifiques au profit du service travaux :

? Suivi et accompagnement dans l'élaboration des dossiers de subvention

? Suivi des relevés de consommation d'eau

? Organisation des commissions

* Connaissance de l'environnement institutionnel, des collectivités territoriales et de la fonction publique territoriale

* Connaissance de base générale en matière d'administration, de foncier de politique de la ville, de participation citoyenne, d'urbanisme, de budget, de comptabilité, de marché publics ...)

* Maîtrise de l'expression écrite et orale (grammaire, orthographe, syntaxe, vocabulaire professionnel)

* Maîtrise des outils informatiques et bureautiques

* Maîtrise des techniques de recherches documentaires
- Discrétion
- Qualités relationnelles
- Goût du travail en équipe