Un ou Une Chargée d’accueil

Dynamique, jeune, nourrie d'histoire mais tournée vers l'avenir : Poitiers est une ville où il fait bon vivre, où il fait bon étudier et enseigner, où fleurissent les projets associatifs et culturels. Les perspectives professionnelles y sont soutenues par les nombreux projets de développement d'envergure locale, régionale et nationale, portés par les acteurs d'un tissu économique et administratif diversifié et actif. A moins d'une heure et demie de Paris et de Bordeaux, entre ville et campagne, c'est une situation privilégiée, ouverte à toutes les compétences et idées.

Poitiers est une ville engagée pour la transition écologique, pour la justice sociale, pour la démocratie, et pour la confiance en l'économie locale, ambitieuse dans son projet de transformation du territoire face aux défis du XXIe siècle. C'est à partir de la richesse de tous ses acteurs, de tous ses quartiers et de tous ses habitants, qu'elle souhaite construire son avenir, en fondant son action sur une administration reflet de ces ambitions : innovation, expérimentation, mais aussi participation citoyenne et état d'esprit collectif.

La Ville de Poitiers, résolument tournée vers l’avenir, souhaite s'enrichir de compétences pour conduire ce changement, et recrute :

Un ou Une Chargée d’accueil

Pourquoi ce poste pourrait vous intéresser ?

• Un environnement stimulant où vous pourrez exercer votre métier avec des projets d’envergure et à forts enjeux ;

• Des valeurs employeurs partagées : solidarité, proximité, diversité, égalité professionnelle femme / homme, inclusion, transition écologique ;

• Un accueil privilégié : dispositif d'intégration avec temps dédié d’information et de découverte des équipements et des différents sites composants nos entités ;

• Une organisation du temps de travail qui favorise la bonne adéquation vie professionnelle / vie privée ;

• Des opportunités de carrière : campagnes de promotion interne et d’avancement de grade annuelles avec un récent passage du taux d’avancement de grade à 100%, formations internes et externes sur vos thématiques métiers ou pour évoluer et déployer pleinement votre potentiel professionnel.

En synthèse, en nous rejoignant, vous pourrez vous épanouir au sein d’une entité dynamique, solidaire avec de belles valeurs dont les agentes et agents sont sincèrement investis au quotidien, au bénéfice des habitants et des habitantes du territoire de la Ville de Poitiers et de Grand Poitiers. C’est un métier qui fait sens !

Présentation de la structure

Les Services à la population ont en charge les démarches régaliennes (titres d’identité, élections, recensement de population, l’état civil et diverses autres formalités), les mairies de quartiers, l’accueil physique et téléphonique de l’Hôtel de Ville et l’occupation du domaine public.

Sous la responsabilité de la cheffe du Secteur Accueil/Formalités, vous serez l’un des visages de la collectivité et de l’établissement auprès des usagers. À ce titre, vous contribuerez activement aux missions suivantes :

• Accueillir et orienter les habitants et usagers avec professionnalisme et bienveillance ;

• Assurer la délivrance des prestations de premier contact dans le cadre du guichet ;

• Participer à l’élaboration et à la mise en œuvre du projet d’accueil, en collaboration avec l’équipe ;

• Vous rejoindrez une équipe dynamique de 16 personnes, engagées au service des usagers.

Vos activités

• Accompagner les usagers dans leurs démarches, y compris dans l’utilisation des outils numériques ;

• Instruire des démarches simples et délivrer divers documents administratifs (actes d’état civil, tarification solidaire Vitalis, dossiers, formulaires, etc.) ;

• Recueillir et transmettre les demandes de titres sécurisés ;

• Réceptionner, vérifier la conformité des documents et procéder à leur numérisation et enregistrement ;

• Authentifier des actes et signatures officielles ;

• Consulter et mettre à jour les bases de données ;

• Gérer, mettre à jour et afficher les informations ;

• Assurer le traitement et l’orientation des réclamations, demandes dématérialisées et courriers reçus ;

• Signaler les dysfonctionnements éventuels des procédures ou du matériel utilisé ;

• Contribuer à la démarche qualité en participant à son amélioration continue ;

• Collaborer à l’élaboration et au suivi des supports de référence (fonds documentaires, bases de connaissances, etc.) ;

• Informer les usagers sur les acteurs et partenaires locaux du territoire (associations, administrations, etc.) ;

• Proposer des améliorations pour concevoir un parcours usager cohérent, inclusif et adapté.

Vous jouerez également un rôle clé lors d’événements particuliers liés au service, tels que les élections ou les mariages.

Votre profil

• Adopter une posture professionnelle exemplaire pour accueillir le public, quelles que soient les circonstances ;

• Faire preuve de polyvalence pour répondre efficacement aux différents besoins ;

• S’exprimer avec clarté, en adaptant le vocabulaire professionnel pour le rendre accessible et compréhensible à tous, et reformuler les demandes si nécessaire ;

• Détecter rapidement les situations conflictuelles, les désamorcer et réguler les tensions en lien avec votre hiérarchie ;

• Maintenir une attitude neutre et objective face aux situations, même délicates ;

• Faire preuve de discrétion et de respect de la confidentialité.

• S’adapter aux évolutions des besoins et attentes de la population ;

• Maîtriser les outils bureautiques.

Conditions d’exercice des missions

• Horaires d’ouverture au public : 8 h 30 – 12 h 30 / 13 h 30 – 17 h 30 ;

• Lieu de travail principal : Hôtel de Ville, 15 place du Maréchal Leclerc, 86000 Poitiers ;

• Mobilité : Être en mesure de se déplacer et de travailler dans une mairie de quartier en fonction des besoins du service.