Gestionnaire administratif et financier de la structure MNA (HF)

Le gestionnaire administratif exerce son activité, sous l’autorité du responsable du service Évaluation et mise à l’abri, au sein de la structure de mise à l'abri des MNA. Il assure la gestion administrative, financière et juridique de la structure et assiste le responsable de service.

1- Assurer la gestion administrative de la structure
- Constituer les dossiers relatifs aux primos arrivants et en assurer le suivi administratif (enregistrement, mise à jour...)
- Accueillir, orienter et renseigner les publics et les partenaires
- Concevoir, renseigner, et suivre les tableaux d’activité de la structure
- Assister le responsable de la structure dans les tâches administratives : rédaction de courriers, saisie de documents, gestion d'agenda, organisation de réunions…
- Gérer les aspects logistiques et matériels de la structure : commande de fournitures ou d'équipements,

2- Assurer la gestion financière du dispositif de mise à l'abri
- Contribuer à la préparation du budget de la structure en lien avec le coordinateur
- Assurer un suivi de l'exécution du budget de la structure à l'aide de tableaux de bord
- Formuler des propositions d'ajustements du budget (virements de crédits, DM, BS)
- Contrôler les pièces comptables et le service fait et les soumettre à validation du responsable de service
- Transmettre au service Ressources Mutualisées des solidarités les pièces nécessaires au paiement des dépenses de la structure et au recouvrement des recettes.

3- Aider, selon les besoins, à la gestion du quotidien des Mineurs non accompagnés
- Accompagner les jeunes mineurs dans la gestion de leurs courriers : convocations, notifications administratives...
- Accompagner les jeunes mineurs dans leurs démarches de soins : bilans de santé, rendez-vous médicaux.,
- Assister les jeunes mineurs dans l'organisation de leurs déplacements
- Apporter une écoute active aux MNA et leur apporter un premier niveau de réponse
- Assister au plan administratif l'équipe éducative pluridisciplinaire : rédaction de courriers, prise de rendez-vous...

4- Assister le secteur d'activité "Evaluation et accompagnement
- Assister le référent technique et les travailleurs médico-sociaux dans les tâches administratives : compte- rendus, gestion d'agenda, organisation de réunions
- Créer, suivre et renseigner les échéanciers et tableaux de bord
- Identifier la nature des demandes formulées par les MNA par une écoute active et mesurer le degré d'urgence des réponses à apporter
- Apporter une aide aux jeunes dans le cadre des démarches courantes
- Contribuer à la prise en charge des situations en apportant ses connaissances et ses observations

5- Participer à l'organisation et au fonctionnement institutionnel et contribuer à la continuité du service
- Participer à l’élaboration des procédures, référentiels et documents structurants au niveau de la prise en charge des Mineurs non accompagnés
- Participer aux réunions et groupes de travail à la demande du responsable de service
- Assurer le remplacement, en cas de besoin, de l'assistant administratif du service.
- Signaler au responsable de service tout dysfonctionnement pénalisant la continuité et la bonne marche du service et de la structure.

Connaissances professionnelles : Techniques administratives, Organisation administrative et fonctionnement des collectivités territoriales, Cadre réglementaire de la protection de l’enfance, Gestion budgétaire et comptable des collectivités, Migration population, Cadre légal et réglementaire des MNA

Compétences professionnelles : Capacité d'adaptation, Capacité d’analyse, Maîtrise informatique (logiciel de gestion financière, logiciels excel, word et powerpoint), Capacité à travailler en autonomie comme en équipe

Attitudes professionnelles : Autonomie dans l'organisation du travail, Discrétion professionnelle et devoir de réserve, Savoir prendre du recul, Capacité relationnelle et d’écoute