Agent d'accueil et d'état-civil

Au sein d'une collectivité d'environ 90 agents, et sous l'autorité d'une responsable de service, l'agent est chargé d'assurer l'accueil physique et téléphoniques des administrés sur le site de la mairie.

Horaires d'ouverture : 8h30-12h30 / 13h30-17h sur 5 jours

Travail ponctuel le samedi matin 9h-12h

A ce titre, ses missions principales sont les suivantes :

• Accueil et renseignements du public,

• Instruction et constitution des actes d’état civil (naissance, mariage, adoption, décès etc) – Rédaction des mentions.

Tenue des registres d’état civil.

• Préparation des dossiers de mariage

• Suivi de l’attribution des concessions

• Gestion administrative des demandes de passeports biométriques, des CNI

• Elaboration et actualisation des plannings d’utilisation des salles communales

• Courriers ou mails divers en réponse aux administrés et/ou associations

• Enregistrement du courrier « arrivée » et suivi des retours.

Missions annexes

• Participation aux opérations électorales : inscription sur la liste électorale, présence éventuelle les jours de scrutin pour aides aux dépouillements, établissement des procès-verbaux…

CONDITIONS D’EXERCICE – CONTRAINTES DU POSTE

Contacts directs avec le public / risques de situations conflictuelles / devoir de confidentialité

Horaires réguliers

LIEN HIĖRARCHIQUE DIRECT :

Directrice Générale des Services

COMPETENCES ET SAVOIRS REQUIS

Procédures administratives de délivrance des actes d’état civil

Connaissance du progiciel E Magnus pour la gestion de l’état civil

Techniques rédactionnelles administratives

Droit des étrangers sur le territoire

Bonne connaissance du tissu local (associations, environnement général), des compétences et des projets portés par la Municipalité.

Techniques d’accueil et de régulation

Techniques d’écoute

Bon relationnel avec les usagers

1ère expérience réussie en collectivité territoriale sur un poste similaire fortement souhaitée