Les missions du poste
Accueil / Secrétariat de la Direction de l'Urbanisme et des Services Techniques:
• Accueillir, renseigner, orienter le public (sur place, par mail, par téléphone) ;
• Gérer et organiser le secrétariat ;
• Gérer les appels ;
• Organiser et planifier des réunions ;
• Rédiger et transmettre les comptes rendu et convocations pour les différentes commissions du service, et les commissions de sécurité ;
• Participer et rédiger des comptes rendus de réunions ;
• Assurer l'archivage des documents ;
• Suivre des tableaux de bords ;
• Orienter et renseigner le public sur la constitution des dossiers simples de DP, PC, CU et ERP ;
• Tenir les registres d’autorisations numériques et papiers ;
• Reproduction des dossiers divers ;
• Suivi des retours des courriers recommandés ;
• Gestion administrative du courrier de la DUST.
Urbanisme:
• Enregistrer, traiter et dématérialiser les demandes d’autorisation d’urbanisme, vérifier la complétude des dossiers de DP, PC, CU, DIA ;
• Rédiger des courriers d’accompagnement des DP/PC et bordereaux d’envois pour notaires et pétitionnaires ;
• Renseigner sur des questions simples d’urbanisme, de travaux, de foncier, d’offres en logements ;
• Transmettre des arrêtés à la Préfecture pour le contrôle de légalité ;
• Traiter les demandes de vente au déballage ;
• Editer les courriers TLPE en lien avec Refpac ;
• Transmettre les dossiers d’enseigne à l’ABF ;
• Mettre à disposition du public les autorisations d’urbanisme pour consultation.
Technique:
• Rédiger des courriers de réponse aux riverains ;
• Assurer la relation DUST – usagers, en lien avec les services concernés (réponses et suivi) ;
• Assurer la gestion du planning de chauffage des bâtiments communaux ;
• Réaliser les demandes d’intervention auprès des concessionnaires ;
• Gestion du logiciel des clés électroniques des bâtiments communaux ;
• Rédaction et suivi des DT, DICT, ATU.
Le profil recherché
Savoir:
- Maîtrise des techniques du secrétariat : rédaction de courriers, mails, compte-rendu, publipostage ;
- Connaissance en urbanisme : les différentes autorisations d’urbanisme, compréhension des règles d’urbanisme ;
- Connaissance souhaitée de l'environnement des collectivités territoriales.
Savoir-faire:
- Aptitudes rédactionnelles et organisationnelles ;
- Maitrise de l’écrit administratif ;
- Maitrise des outils : Word, Excel, Power Point et Outlook ;
- Connaissance de Droit de Cité, SOGELINK, IXBus ;
- Compétences en accueil physique et téléphonique ;
- Capacités de travail en transversalité avec les autres services ;
- Connaissance des étapes administratives de traitement pour l’enregistrement, le suivi et la délivrance d’une autorisation d’urbanisme.
Savoir-être:
- Sens du service public (pédagogie, informations) ;
- Sens de l’accueil ;
- Sens de l’organisation ;
- Réactivité ;
- Autonomie ;
- Rigueur ;
- Discrétion et confidentialité
- Permis B
Bienvenue chez MAIRIE DE MOULINS LES METZ
La Ville de Moulins-lès-Metz, 55 agents, recherche un(e) secrétaire de la Direction de l'Urbanisme et des Services Techniques.
Placé(e) sous l’autorité hiérarchique de la Responsable de l'urbanisme, il/elle exercera les principales missions suivantes :
- Accueil physique et téléphonique des riverains et correspondants de la DUST, gestion des appels du service,
- Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique,
- Réceptionner, traiter des demandes d’information et des réclamations,
- Enregistrer et dématérialiser des dossiers administratifs (courriers, demandes de travaux, DP, PC, CU, DIA, D.I.C.T. …),
- Gérer le planning du chauffage des équipements municipaux
- Classer les documents des services (archives),
- Gérer l’affichage réglementaire extérieur des services (arrêtés, circulaires, avis dépôts, analyse de l’eau, …)
- Temps de travail hebdomadaire : 36h00.
- Horaires : lundi de 8h00 à 12h00 et de 14h00 à 18h00, et les mardi, mercredi, jeudi, vendredi de 8h00 à 12h00 et de 14h00 à 17h00.
- Permanence urbanisme à la Mairie annexe les vendredis matin.
- Travail sur écran
- Travail isolé lors des permanences urbanisme les vendredis matin