CDI - Assistant(e) Comité de direction - H/F

Description de l'employeur

Créateur, artisan et marchand d’objets de haute qualité, Hermès est, depuis 1837, une maison française, familiale et indépendante qui emploie près de 25 000 collaborateurs dans le monde. Animé par un esprit d’entreprendre continu et une exigence constante, Hermès cultive la liberté et l’autonomie de chacun grâce à un management responsable. L’entreprise perpétue la transmission de savoir-faire d’exception par un ancrage territorial fort dans le respect des hommes et de la nature – source de matières d’exception. Seize métiers artisanaux irriguent la créativité de la maison dont les collections rayonnent dans près de 300 magasins dans le monde.

Le poste en détail

Création de poste au sein du Pôle Data, Technologie et Innovation.

Le Pôle Data, Technologie et Innovation couvre l’ensemble des activités IT du groupe de l’amont à l’aval sur l’ensemble des métiers (Manufactures, pôles de métier et filiales Retail). Les domaines s’étendent de la conception des produits à la production et à la vente dans notre réseau interne. Les équipes centrales d’Hermès Systèmes d’Information, basées à Pantin, sont mobilisées autour de multiples enjeux de gestion des données, d’intelligence artificielle, d’usages digitaux internes, de cyber-sécurité, d’omni-canal dans le Retail … Au quotidien, les équipes du Pole Data, Technologie et Innovation sont impliquées autour de projets d’architecture, de solutions d’application et de transformation, d’infrastructure, de cloud public, de transformation digitale à destination de toutes les fonctions d’Hermès.

En tant qu’Assistant de Direction du Codir, vous aurez pour mission d’accompagner des Directeurs du Pôle dans leurs activités quotidiennes dans un esprit de service et de proactivité vis-à-vis de l’ensemble des interlocuteurs, internes et externes, et dans le respect des valeurs promues au sein de la maison.

Le titulaire mène ses missions avec autonomie et responsabilité afin d’assurer une permanence de la direction et de l’activité au regard des interlocuteurs internes et externes.

Le poste est à pourvoir en CDI dès que possible et sera basé à Pantin.

Employeur responsable, nous nous engageons dans l'éthique, les diversités et l'inclusion, rejoignez l'aventure humaine d'Hermès !

Missions principales :

Missions de secrétariat et d’assistanat

• Gestion de l’agenda et accompagnement à l’anticipation les différentes échéances
• Organisation des déplacementsen France et à l’étranger(gestion de l’application Goelett, assurer les demandes de visas location de voiture, forfait téléphonie adapté…)
• Organisation et préparation de réunions (1to1, équipes, comités, …), réservation de salles et mise en place
• Rédaction, traduction et mise en page de notes officielles
• Accompagner l’équipe dans la mise en forme des présentations à destination du Groupe
• Gestion, mise à jour et diffusion du calendrier comportant toutes les échéances et le planning des équipes

Vie d’équipe

• Contribution à l’organisation des séminaires et autres événements/réunions liés à la vie de l’équipe
• Réceptionner et distribuer le courrier du département
• Accueil des visiteurs
• Être en lien étroit avec l’assistante de Direction de la Directrice Générale du Pôle Data, Technologie et Innovation

Office Management

• Veiller aux espaces de travail et aux besoins de mobiliers
• Commander et gérer les fournitures et autres matériels/outils de travail/abonnements presse
• En lien avec les services généraux assurer les réaménagements des bureaux et un éventuel déménagement

Suivi administratif et budgétaire

• Suivi et validation du remboursement des notes de frais
• Édition et suivi des NDA
• Suivi budgétaire des frais de services, contrôle des imputations de dépenses dans MEO (outil interne de gestion des achats indirects), suivi des fournisseurs (bon de commande, signature contrats, suivi facturation, litiges…); contribuer au respect des procédures internes en lien avec le service Contrôle Interne (déclarations cadeaux,…)

Profil recherché :

• Expérience d'environ 8 à 10 ans en Assistanat de direction
• Discrétion et sens de la confidentialité
• Sens du service, adaptabilité et souplesse
• Gestion des priorités, respect des délais, rigueur et organisation
• Sens des initiatives, proactivité
• Sens de la convivialité, enthousiasme, dynamisme
• Qualités de communication orales et écrites
• Curiosité, ouverture d'esprit
• Appétence pour les outils informatiques
• Un anglais courant est nécessaire (parlé, écrit)