Assistante administrative au service juridique, commande publique et assurances

Sous la responsabilité du responsable du service affaires juridiques et commande publique, vous aurez en charge le secrétariat des marchés publics, la gestion des contrats récurrents et des marchés transversaux et la gestion des assurances de la ville.

MISSIONS PRINCIPALES :

Mission 1 : Secrétariat des marchés publics

Veiller à la bonne application du règlement intérieur d'achat de la collectivité (identifier rapidement le type de procédure selon montant des achats)

Assurer le dépôt des pièces de marchés dans Mégalis

Assurer le suivi des échanges dématérialisés dans Mégalis en lien avec les services concernés (questions, attribution, notification du marché...)

Assurer la convocation et le suivi des commissions achat et appel d'offres et la rédaction des procès-verbaux en lien avec la responsable de service

Préparer et envoyer les dossiers de marché en Préfecture, marché supérieur à un certain seuil

Assurer la publication des données essentielles des marchés

Mission 2 : gestion des contrats récurrents et des marchés transversaux

Assurer le suivi administratif des contrats annuels récurrents de la collectivité notamment pour les services techniques (maintenance, contrôles réglementaires, vêtements de travail...) - en proposer l'optimisation

Assurer, en lien avec la responsable du service, la mise en place des procédures d'achats groupés pour les besoins transversaux (papier, fournitures administratives et d'entretien, alimentation pour les pots et vernissages, équipements divers, etc.) en intégrant les obligations environnementales et sociétales, lancer des consultations et en assurer le suivi et le renouvellement - proposer une gestion déconcentrée de certains stocks

Proposer un appui au service comptabilité pour le suivi de l'exécution financière des marchés (DGD, révisions de prix, actualisation, suivi des avances, sous-traitance, centralisation des ordres de service, etc.

Mission 3 : Gestion des assurances de la Ville hors assurances du personnel

* Traitement des déclarations de sinistres sur la plateforme de l'assureur - Suivi et optimisation de la sinistralité (proposer des tableaux de bord, des fiches pratiques de prévention...)

* Participation aux réunions d'expertise

* Suivi des factures et des remboursements relatifs aux assurances

* Participation à la gestion du marché et assurer le suivi des avenants

MISSIONS COMPLEMENTAIRES :

Appui aux services du pôle pour des tâches de secrétariat

Gérer le stock des pots mairie

COMPETENCES ATTENDUES :

* Formation en assistanat de direction (BTS assistante de gestion PME-PMI ou niveau équivalent)

* Maîtrise du Code de la Commande Publique,

* Etre en mesure d'intégrer les clauses environnementales et sociétales selon la politique des élus

* Avoir des notions de comptabilité publique

* Très bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel)

* Aptitude à utiliser des logiciels métiers

* Capacité à se former

* Qualités relationnelles, diplomatie, écoute, goût pour le travail en équipe

* Capacité à s'organiser et à organiser / planifier,

* Capacité à respecter les délais

* Capacité à se rendre disponible

* Autonomie, prise d'initiatives / capacité à alerter / capacité à rendre compte

* Grande rigueur

* Esprit curieux