Secrétaire de la Direction Générale (h/f)

Vous assurez une assistance administrative auprès du Directeur Général, des Directeurs Généraux Adjoints et du Chef de Service.

Vous suivez les dossiers du secrétariat Général.

Vous êtes responsable de :
- L'agencement des plannings des Directeurs Généraux et Directeurs Généraux Adjoints ;
- Du planning de réservation des diverses salles municipales ;
- L'organisation et de la mise en place des commissions municipales, en veille de conseil municipal ;
- L'organisation dans le temps du planning des chauffeurs ;
- Des échéances dans le traitement des dossiers (conseil municipal, etc).

Vous avez une certaine marge d'autonomie dans l'organisation du temps de travail et êtes le garant de la confidentialité des informations portées à votre connaissance.

Vos activités principales sont les suivantes :

MISSION 1 : Assurer les missions de secrétariat liées au fonctionnement du service :
- Vous gérez les appels téléphoniques, la prise des rendez-vous et la gestion des agendas du Directeur Général et des Directeurs Généraux Adjoints ;
- Vous assurez la frappe du courrier, préparez les dossiers, établissez les comptes rendus demandés notamment au niveau de l'Intercommunalité, des réunions diverses internes et externes ;
- Vous intervenez sur la gestion du Conseil Municipal : de la préparation à la tenue de la séance et au traitement des délibérations ;
- Vous gérez l'enregistrement et la diffusion des notes destinées aux services ;
- Vous rendez exécutoire les divers arrêtés, décisions en procédant aux diverses mesures d'affichage et/ou de transmission au contrôle de légalité. Vous notifiez les documents émanant de diverses administrations aux administrés ;
- Vous répertoriez les congés et heures supplémentaires des agents relevant de la Direction Générale, vous centralisez les congés des chefs de service afin de les soumettre à la validation du Directeur Général ;
- Vous mettez à jour la documentation et assurez le classement des dossiers détenus au sein de la Direction Générale des Services ;
- Vous gérez les avis de contravention, les autorisations d'entrée au CADAM et à l'aéroport, ainsi que les remisages annuels et ponctuels ;
- Vous aidez le chef de service dans la gestion du budget de la Direction Générale des Services.

MISSION 2 : Instruire les demandes de réservation des diverses salles municipales hors Palestre :
- Vous vous assurez d'un accord à l'utilisation de la salle demandée et en vérifiez la disponibilité. Vous en confirmez la réservation et en suivez la facturation.

MISSION 3 : Organiser dans le temps le planning quotidien et/ou hebdomadaire des chauffeurs/ appariteurs et l'utilisation des véhicules :
- Vous tenez le cahier des chauffeurs en indiquant les différentes courses ainsi que leur présence le samedi lorsque cela est nécessaire pour le bon déroulement des cérémonies de mariage ;
- Vous suivez l'entretien des véhicules du secrétariat général et du cabinet du maire.

En plus de cela, vous avez les missions spécifiques suivantes :

I ) Participation à l'organisation des différents scrutins, en liaison avec le Directeur Général Adjoint concerné :
- Vous préparez la composition des bureaux de vote pour les agents et les élus, mettez en place les 2 réunions à destination des membres administratifs et politiques des bureaux de vote ;
- Vous faites le lien avec la Préfecture sur l'organisation du scrutin et assurez l'accueil des assesseurs : vérification d'identité et remise de document, et, de façon générale, assurez la frappe de l'ensemble des notes liées à l'organisation matérielle du scrutin.

II) Participation à l'organisation de la cellule de crise municipale en participant à la tenue de la cellule de crise sous la direction du Directeur Général des Services.

- Vous avez idéalement une première expérience similaire réussie en collectivité ;
- Vous connaissez le fonctionnement d'une collectivité ;
- Vous maîtrisez des logiciels tels que Word et Excel et connaissez les techniques de secrétariat ;
- La maîtrise de la dactylographie, la maîtrise de la sténographie ou prise de notes rapide est appréciée ;
- Vous êtes reconnu pour vos qualités rédactionnelles (orthographe, grammaire, syntaxe) ;
- Vous savez vous adapter à la diversité des demandes et des situations ;
- Vous faites preuve d'organisation, de rigueur, et d'une certaine polyvalence ;
- Vous savez faire preuve de discrétion, conscience professionnelle et respectez la confidentialité liée au métier ;
- Vous savez représenter la collectivité dans les différents contacts, notamment téléphoniques ;
- Vous savez vous rendre disponible.