Assistant services à la population (h/f)

Au sein d'une collectivité, il ou elle accueille, oriente et renseigne le public.

• Accueil :
- Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité (connaître l'organigramme de la collectivité et les missions des différents services).
- Assurer un accueil de qualité valorisant l'image de la collectivité
- Orienter le public vers les services ou organismes compétents, accompagner et présenter les visiteurs.
- Gérer les demandes de la population, délivrer des documents administratifs (attestation, etc…).

• Secrétariat général :
- Gérer le courrier entrant et sortant : enregistrement, mise sous pli, dépôt des recommandés au Bureau de poste…
- Gérer les espaces d’affichage intérieur et extérieurs : affichage règlementaire et évènementiel
- Gestion des mises à disposition des salles et du matériel : planning de réservation, conventions
- Fournitures administratives, logistique : recensement des besoins, commande, réception des commande, installation de la salle de conseil, relevé des compteurs des copieurs et communication au prestataire, commande de consommable
- Invitations : évènements, cérémonies…

• Etat civil, cimetière, liste électorale, recensement militaire :
- Tenue des registres et rédaction des actes, préparation des dossiers et cérémonies
- Tenue de la liste électorale : inscription, radiation, édition des cartes, préparation des élections, participation à l’organisation des bureaux de vote, organisation de la commission
- Gestion des concessions, des procédures de renouvellement, de reprises…
- Enregistrer et transmettre les demandes de recensement militaire

• Service des assemblées
- Préparer les séances en lien avec la DGS et les services et tenue des registres : dossiers, convocations, comptes rendus, délibération (transmission au contrôle de légalité), publicité des actes (affichage et diffusion sur le site)

• Régie
- Régisseur : photocopie, inscription médiathèque,
- Dépôts espèces et chèque
- Editions des pièces justificatives

• Autorisations en lien avec les pouvoirs de police du maire
- Débits de boisson : Licences IV (déclaration, conventions), autorisations temporaires
- Autorisation d’occupation du domaine public
- Chiens dangereux : enregistrement des dossiers de déclaration
- Déclarations meublés de tourisme,
- Assurer le remplacement de l'agent absence sur certains domaines .

- SAVOIRS :
- connaître les instances et les processus de décision de la collectivité
- maîtriser les techniques rédactionnelles
- connaître et respecter les procédures administratives
- comprendre les enjeux et modalités du recensement
- connaître et respecter les principes de fonctionnement des administrations et des établissements publics
- SAVOIR FAIRE :
- adapter et organiser les services d'accueil dans un objectif de proximité (guichet unique, guichet annexe, etc.) ;
- optimiser la gestion des flux et les temps d'attente ;
- définir l'organisation logistique des bureaux de vote ;
- être capable d'assurer une veille réglementaire et juridique ;
- préparer les documents de suivi des décisions administratives ;
- appréhender le caractère d'urgence des informations à transmettre ;
- réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers ;
- rechercher des informations, notamment réglementaires ;
- vérifier la validité des informations traitées,
- Connaître les applications informatiques professionnelles et la bureautique courante.
- Très bonne maitrise du Français (orthographe, grammaire).
- Connaître les procédures d'urgence (incendie, incident, malaises…).
- Notions de secourisme (en raison de la proximité avec le public).
- SAVOIR ETRE :
- Maîtriser les techniques de communication.
- Capacité d'initiative et de réaction dans la gestion des accueils.
- Savoir gérer les situations relationnelles difficiles.
- Sens de la diplomatie
- Savoir rendre compte de son activité
- Esprit d'initiative, anticipation et autonomie.
- Rigueur, organisation, adaptabilité, discrétion, réactivité.
- Qualités relationnelles.
- Esprit de synthèse et d'analyse
- Capacité à travailler en équipe
- Respect de la hiérarchie,
- Sens du service public : respect de l’image du service public, discrétion professionnelle, disponibilité, égalité de traitement, comportement interne et externe.