SECRETAIRE / ASSISTANT ADMINISTRATIF POLYVALENT H/F

Sous l'autorité de la directrice du CIDFF et dans le respect de la plus stricte confidentialité des travaux qui lui sont confiés le directeur adjoint H/F aura pour mission de :
- S'approprier et utiliser les outils statistiques du réseau
- Faire remonter les problématiques spécifiques au public rencontré
- Rendre compte de son activité à sa hiérarchie (organisation, partenariats .)
- Apporter les éléments nécessaires au suivi et au bilan de son activité
- Faire évoluer ses connaissances et ses pratiques professionnelles en fonction des évolutions de l'activité du CIDFF
- Il-elle pourra également assurer les missions de chargé-e d'accueil
- Assurer des tâches administratives pour le compte d'un ou plusieurs pôles et de la direction
- Assister le service comptable.
- Etre vigilant-e à la démarche d'égalité femmes hommes au regard de l'approche par le genre
- Assurer le premier accueil physique et téléphonique du public
- Assurer l'interface entre le public et les professionnel-le-s de la structure.

Activités principales :
- Assister l'équipe afin d'optimiser la gestion de leur activité (gestion de planning,
organisation de déplacements, communication, préparation de réunions, ...).
- Exécuter différentes tâches de secrétariat pour les pôles et la direction
- Organiser et coordonner les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure
- Gérer la diffusion à l'interne et/ou à l'externe des outils de communication
- Identifier, permettre le lien et orienter les partenaires vers la direction et les responsables de pôle

Activités principales :
- Assurer les tâches de secrétariat selon les procédures administratives définies
- Saisir et mettre en forme les documents, les transmettre et les classer
- Rédiger et mettre à jour les documents de communication à destination du public ou des partenaires (plaquettes, affiches, site internet .)
- Gérer les bases de données et leur mise à jour
- Assurer la gestion du courrier (départ, arrivée, mails, fax .)
- Assurer la gestion des stocks de fournitures
- Gérer les plannings d'occupation des salles, bureaux, et matériel
- Contribuer à l'organisation des déplacements, des manifestations évènementielles, des réunions
- Gérer les statistiques

Compétences de base :
- Etre capable de mémoriser les informations à analyser et à transmettre
- Maitriser les bases comptables
- Maitriser les techniques de communication et de relation à la personne
- Maitriser l'outil informatique, les outils bureautiques, Pack Office.
- Respecter la confidentialité
- Connaître le réseau partenarial
- Posséder un bon niveau d'orthographe, des qualités rédactionnelles et une réelle capacité de synthèse pour rédiger des notes, des comptes rendus, des bilans

Compétences spécifiques :
- Connaître, repérer les mécanismes de l'égalité entre les femmes et les hommes et adapter sa pratique
- Maitriser la réalisation d'outils de communication
- Prendre en charge le suivi complet de dossiers
- Pouvoir rédiger au regard des éléments fournis un bilan ou rapport d'activité
- Connaître les obligations statutaires et assurer les obligations légales (tenue des registres, classement des comptes rendus de CA et AG, publications des modifications statutaires, gestion des documents officiels)

Experience: 2 An(s) - Expérience en secrétariat souhaitée

Compétences: Gestion administrative du courrier,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Réaliser des opérations comptables,Classer des documents,Utiliser les outils numériques,Mettre à jour un dossier, une base de données

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Autres organisations fonctionnant par adhésion volontaire