Assistante / Gestionnaire direction de la maintenance des câbles sous-marins F/H F/H

about the role

Gestion des contrats de service Engins sous-marins en Asie :
- Planifier les embarquements et débarquements des team leaders, techniciens et de l'équipe maintenance en lien avec le prestataire, le client et les agents maritimes
- Planifier les formations en doublure des nouveaux embauchés
- Réaliser le relevé de l’activité mensuelle et contrôler des factures du prestataire

Reporting/Suivi du contrat ACMA (contrat de maintenance des câbles sous-marins en Atlantique) :
- Réaliser le reporting hebdomadaire/trimestriel/annuel aux clients de l’ACMA sur l’activité des 3 navires engagés dans le contrat ACMA en lien avec les autres armateurs partenaires
- Notifier les clients membres de l’ACMA de l’activité opérationnelle des navires
- Vérifier les rapports de fin de mission (formalisme, liste de diffusion, exhaustivité) et les adresser au client
- Gestion de la base de données ACMA
- Préparation des réunions avec les membres de l’ACMA (reporting d’activité/ programmes des navires, …)

Organiser les déplacements du personnel de direction maintenance et de ses prestataires en collaboration avec les différents acteurs :
- Transmettre les éléments à l’agent et au client du pays du déplacement afin d’assurer les formalités nécessaires à l’entrée des salariés et des prestataires sur le territoire (passeports, vols, descriptif mission, …)
- Réserver la logistique pour le personnel de la direction éventuellement en collaboration avec l’agent et le client
- Assurer le renfort pour l’organisation des déplacements des équipes des autres directions si nécessaire

Assurer la gestion administrative/RH de la direction maintenance :
- Suivi du temps de travail des salariés de la direction maintenance afin de garantir le respect des accords
- Contrôler les notes de frais et leur paiement conformément à la politique de la société
- Saisir les primes afférentes aux missions conformément aux accords de la société dans le logiciel paie

Suivre le budget de direction maintenance :
- Contrôler les demandes d’avance et les factures transmises par l’agent maritime liées à la mission afin d’en assurer le règlement
- Assurer le lien entre le service achats et la direction maintenance pour l’initialisation et le suivi des commandes
- Valider les demandes d’achats et devis des fournisseurs sur le logiciel dédié après accord du directeur

Assurer la facturation en lien avec la direction financière :
- Contrôle et transmission de l’ensemble des frais réels annexes aux contrats de prestation maintenance et transmission à la direction financière pour facturation
- Collecte et transmission du nombre de jours d’opérations dans le cadre du contrat ACMA à la direction financière en lien avec les armateurs partenaires pour facturation

Assurer la fonction d’Assistance auprès du directeur:
- Préparation des missions et déplacements du directeur, gestion des dossiers, contact avec clients et partenaires, filtrage des appels et organisation des réunions

about you

‐ Anglais

‐ Organisation

‐ Capacité de Reporting,

‐ Rigueur

‐ Excellent relationnel

‐ Maîtrise du Pack Office