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COORDINATEUR / COORDINATRICE ACCUEIL-POPULATION
Située à 20 minutes à l’ouest de Rennes, la Ville de BEDEE (4500 habitants) a développé l’habitat, son parc de bâtiments communaux et ses services municipaux en ayant le souci d’offrir un cadre de vie qualitatif aux habitants. Elle soutient un tissu associatif dynamique et assure en régie des animations (saison culturelle, animations seniors…). En prévision d’un départ en retraite, elle recrute son coordinateur / sa coordinatrice accueil-population sous l'autorité de la DGS.
En relation directe et permanente avec les administrés, les associations et en transversalité avec les autres services, il ou elle assurera un service public de proximité principalement dans les domaines de l'accueil de la mairie, de l’Etat-civil et titres d'identité, du cimetière, des élections au sein d’une équipe de 3 agents.
MISSIONS – CONDITIONS D’EXERCICE
ACCUEIL
Accueillir le public, le renseigner, lui apporter les informations de premier niveau, l’orienter vers les services compétents de la collectivité ou les organismes externes, recueillir et diffuser l’information,
Traiter les dossiers de recensement militaire, les attestations d’accueil, et les débits de boissons,
Titres sécurisés ; gestion du planning, assurer des créneaux de traitement et de remise des titres avec l’agent binôme,
Enregistrement des inscriptions (animations seniors, maisons fleuries…) et suivi,
Gérer la messagerie et les objets trouvés.
ETAT CIVIL – TITRES d’IDENTITÉ
Renseigner le public sur l’Etat-civil et actualiser la règlementation afférente,
Instruire les demandes d’actes d’Etat-Civil (naissance, reconnaissance, changement de nom et prénom, mariage, décès), rédiger les actes, mettre à jour les livrets de familles, délivrer les extraits d’actes d’état civil,
Assurer la tenue administrative des registres d’Etat-Civil et des tables décennales,
Organiser et superviser les travaux liés à l’Etat civil, préparer et planifier les célébrations avec les officiers d’état civil,
Préparer les PACS, parrainages et anniversaires de mariage.
CIMETIERE
Attribuer, reprendre ou renouveler les concessions funéraires, intégrer et mettre à jour les données dans le logiciel GESCIME,
Contrôler et délivrer les autorisations d’intervention dans le cimetière (contacts avec les pompes funèbres et le service technique en allant sur place si besoin),
Mettre en œuvre la procédure de reprise des concessions présumées en état d’abandon (identifier les concessions concernées, affichage des avis et pose de plaques, certificats d’affichage, procès-verbaux de constats d’abandon et d’entretien), rédiger les courriers aux concessionnaires,
Contribuer à la mise à jour du règlement du cimetière.
ELECTIONS POLITIQUES ET PROFESSIONNELLES
Gérer et réviser la liste électorale : alimenter le REU (inscription, radiation, changement d’adresse), préparer et assister à la commission de contrôle,
Gérer les refontes et le découpage des bureaux de vote, éditer et transmettre les cartes électorales (4 bureaux, 3500 électeurs),
Assurer l'organisation administrative et matérielle des opérations électorales ; documents nécessaires au scrutin et au dépouillement (circulaires, procès-verbaux, liste électorale, listes d’émargement et tableaux des procurations en étant présent le jour du scrutin…), agencer les lieux de vote,
Préparer et organiser les scrutins professionnels,
Veille juridique dans ce domaine.
FETES ET CEREMONIES – SECRETARIAT (évolutif).
Suivi et mise à jour des adresses. Invitations aux cérémonies officielles.
Conditions d'exercice :
Responsabilité fonctionnelle des activités de l'équipe (3 agents) et susceptible d'évoluer,
Communication et collaboration permanente avec les deux autres agents rattachés à l’équipe (un agent d'accueil à temps non complet et une coordinatrice maison Helena/CCAS qui sera présente en mairie à mi-temps) en assurant la continuité du service. Contacts réguliers avec les officiers d’Etat civil (maire et adjoints),
Délégation de signature en matière d'état civil,
Réunions (équipe, service, groupe de travail du territoire intercommunal,…),
Travail un samedi matin par mois (mairie ouverte 2 samedis par mois).
Compétences, aptitudes
Maîtrise de l'Etat-civil et du Code électoral. Expérience confirmée dans des fonctions similaires.
Connaissance de la législation funéraire.
Maîtrise du logiciel d'état-civil (Berger Levrault) et du Pack office (Word, Excel, Outlook…).
Excellent relationnel à l'administré ; sens du contact, amabilité, qualité d’écoute et de dialogue.
Qualités rédactionnelles, capacité à rendre compte.
Savoir être
Représente l'image de la collectivité auprès des usagers.
Qualités relationnelles et sens du travail en équipe.
Sens des responsabilités et du service public, disponibilité.
Organisation, rigueur, réactivité.
Respect des obligations des fonctionnaires ; discrétion professionnelle, réserve,…
En relation directe et permanente avec les administrés, les associations et en transversalité avec les autres services, il ou elle assurera un service public de proximité principalement dans les domaines de l'accueil de la mairie, de l’Etat-civil et titres d'identité, du cimetière, des élections au sein d’une équipe de 3 agents.
MISSIONS – CONDITIONS D’EXERCICE
ACCUEIL
Accueillir le public, le renseigner, lui apporter les informations de premier niveau, l’orienter vers les services compétents de la collectivité ou les organismes externes, recueillir et diffuser l’information,
Traiter les dossiers de recensement militaire, les attestations d’accueil, et les débits de boissons,
Titres sécurisés ; gestion du planning, assurer des créneaux de traitement et de remise des titres avec l’agent binôme,
Enregistrement des inscriptions (animations seniors, maisons fleuries…) et suivi,
Gérer la messagerie et les objets trouvés.
ETAT CIVIL – TITRES d’IDENTITÉ
Renseigner le public sur l’Etat-civil et actualiser la règlementation afférente,
Instruire les demandes d’actes d’Etat-Civil (naissance, reconnaissance, changement de nom et prénom, mariage, décès), rédiger les actes, mettre à jour les livrets de familles, délivrer les extraits d’actes d’état civil,
Assurer la tenue administrative des registres d’Etat-Civil et des tables décennales,
Organiser et superviser les travaux liés à l’Etat civil, préparer et planifier les célébrations avec les officiers d’état civil,
Préparer les PACS, parrainages et anniversaires de mariage.
CIMETIERE
Attribuer, reprendre ou renouveler les concessions funéraires, intégrer et mettre à jour les données dans le logiciel GESCIME,
Contrôler et délivrer les autorisations d’intervention dans le cimetière (contacts avec les pompes funèbres et le service technique en allant sur place si besoin),
Mettre en œuvre la procédure de reprise des concessions présumées en état d’abandon (identifier les concessions concernées, affichage des avis et pose de plaques, certificats d’affichage, procès-verbaux de constats d’abandon et d’entretien), rédiger les courriers aux concessionnaires,
Contribuer à la mise à jour du règlement du cimetière.
ELECTIONS POLITIQUES ET PROFESSIONNELLES
Gérer et réviser la liste électorale : alimenter le REU (inscription, radiation, changement d’adresse), préparer et assister à la commission de contrôle,
Gérer les refontes et le découpage des bureaux de vote, éditer et transmettre les cartes électorales (4 bureaux, 3500 électeurs),
Assurer l'organisation administrative et matérielle des opérations électorales ; documents nécessaires au scrutin et au dépouillement (circulaires, procès-verbaux, liste électorale, listes d’émargement et tableaux des procurations en étant présent le jour du scrutin…), agencer les lieux de vote,
Préparer et organiser les scrutins professionnels,
Veille juridique dans ce domaine.
FETES ET CEREMONIES – SECRETARIAT (évolutif).
Suivi et mise à jour des adresses. Invitations aux cérémonies officielles.
Conditions d'exercice :
Responsabilité fonctionnelle des activités de l'équipe (3 agents) et susceptible d'évoluer,
Communication et collaboration permanente avec les deux autres agents rattachés à l’équipe (un agent d'accueil à temps non complet et une coordinatrice maison Helena/CCAS qui sera présente en mairie à mi-temps) en assurant la continuité du service. Contacts réguliers avec les officiers d’Etat civil (maire et adjoints),
Délégation de signature en matière d'état civil,
Réunions (équipe, service, groupe de travail du territoire intercommunal,…),
Travail un samedi matin par mois (mairie ouverte 2 samedis par mois).
Compétences, aptitudes
Maîtrise de l'Etat-civil et du Code électoral. Expérience confirmée dans des fonctions similaires.
Connaissance de la législation funéraire.
Maîtrise du logiciel d'état-civil (Berger Levrault) et du Pack office (Word, Excel, Outlook…).
Excellent relationnel à l'administré ; sens du contact, amabilité, qualité d’écoute et de dialogue.
Qualités rédactionnelles, capacité à rendre compte.
Savoir être
Représente l'image de la collectivité auprès des usagers.
Qualités relationnelles et sens du travail en équipe.
Sens des responsabilités et du service public, disponibilité.
Organisation, rigueur, réactivité.
Respect des obligations des fonctionnaires ; discrétion professionnelle, réserve,…
Publiée le 21/12/2024
