Agent administratif polyvalent chargé de l'accueil, de l'urbanisme et des élections

Sous l'autorité hiérarchique de la Secrétaire Générale, l'agent administratif polyvalent exécute des actes administratifs et de gestion courante. Il recueille, traite et facilite la circulation de l’information nécessaire au fonctionnement de la collectivité. Il informe et oriente dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes.

Missions principales, gestion dans les domaines de compétence de:

●Etat civil (naissance-mariage-décès, anniversaire des personnes âgées de plus de 80 ans, tenue administrative des registres)

● Urbanisme (renseigner les habitants, enregistrement, instruction de premier niveau, suvi et classement des dossiers)

● Suivi complet des demandes d'acomptes et solde des projets cofinancés- relation avec les cofinanceurs

●Elections : aide et renfort auprès de l'agent en charge de la gestion des élections

●Accueil physique et téléphonique du public, des entreprises et des partenaires professionnels (entreprises, associations...), traiter et suivre les informations nécessaires au bon fonctionnement administratif du service.

●Mise à jour du panneau informatique, de Panneau Pocket et de l'affichage en mairie

● Réception et enregistrement du courrier

● Suivi du courrier : mise à la signature, copie et expédition

● Mise en forme de courriers

● Archivage des dossiers gérés par l'accueil et soutien aux autres domaines du service administratif concernant le classement

Missions ponctuelles:

● Enregistrement des contrats d'abonnements et de résiliation d'eau et d'assainissement

● Gestion et suivi événements de la vie communale (colis de noël, repas des anciens, manifestations organisées par le service, plan canicule, affouages, jury fleurs....)

● Remplacement en cas de maladies-congés

Savoir travailler en équipe

●Savoir s’organiser et gérer les priorités

●Savoir comprendre une demande, filtrer et orienter les correspondants

●Savoir prendre des notes

●Savoir s’adapter à différents interlocuteurs

●Accueillir le public avec aimabilité

●Gérer les situations de stress et réguler les conflits

●Devoir de réserve et respect impératif de la confidentialité

●Savoir gérer et suivre une procédure, être méthodique

●Qualités relationnelles développées et adaptées à la diversité du public

●Qualités rédactionnelles, capacité d'organisation

●Connaissances spécifiques nécessaires à l'exercice des fonctions: urbanisme, état civil,

●Maîtrise de l’expression écrite et orale (grammaire, orthographe, syntaxe, vocabulaire

professionnel)

●Maîtrise des outils informatiques et bureautiques

●Maîtrise des techniques de recherches documentaires