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Assistant administratif & commercial / Assistante administrative & commerciale H/F
Leader dans la recherche et le transfert de technologies des matériaux innovants, le Carnot MICA est aujourd’hui, avec plus de 500 collaborateurs, un partenaire privilégié des industriels. Sous l’autorité directe du responsable des partenariats industriels (RPI), l’assistante administrative & commerciale aura pour mission principale la gestion administrative des prospects et clients de MICA.
L’assistante administrative et commerciale assurera des fonctions polyvalentes d'assistance commerciale, technique et logistique d'un service, et réalisera des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures dans un des domaines fonctionnels de l'établissement.
Activités
- Assurer la coordination et la réalisation des activités administratives de soutien au chargé d’affaires et du responsable des partenariats industriels .
- Opérer le suivi administratif des propositions commerciales, du 1er contact commercial jusqu’à la finalisation du contrat, avec le RPI et/ou l’équipe commerciale chez les membres, avec le Service Partenariat et Valorisation du CNRS (SPV), avec la SATT, et avec les services administratifs des structures membres de MICA
- Elaborer, préparer et contrôler des actes de gestion et prévenir le contentieux.
- Participer et/ou assurer l'instruction de dossiers complexes en vérifiant la conformité réglementaire
- Assurer la gestion et mise à jour de l’outil CRM et de l’ensemble de bases de données commerciales
- Relancer des prospects selon les campagnes établies (salon, action de prospection ciblée…)
- Suivre et mettre à jour des différents tableaux de bord commerciaux
- Organiser la logistique des différentes réunions commerciales, et des évènements commerciaux, en collaboration avec la chargée de communication (salon, Tech day, …)
- Réaliser des tableaux de bord, identifier des indicateurs et en assurer le suivi, produire des bilans et des statistiques, préparer le bilan commercial pour les CODIR et CCS
- Suivre les indicateurs « qualité » (mensuel, semestriel et annuel) dans le cadre de la norme ISO 9001
- Assurer la permanence du service commercial en l’absence du RPI
Compétences
Connaissances
- Connaissances du milieu industriel
- Maîtrise des outils informatiques (Internet, messagerie électronique) et bureautiques avancés (Word, Excel, PowerPoint)
- Maitrise des logiciels de gestion commerciale (CRM)
- Maîtrise des techniques de prospection
- Connaissances en gestion et statistiques
- Techniques d'élaboration de documents
- Techniques de communication
- Langue anglaise : B1 (cadre européen commun de référence pour les langues)
Compétences opérationnelles :
- Réaliser des synthèses et rédiger des rapports ou des documents
- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité commerciale : CRM et Office avancé (ex sur excel : tableau en dynamique croisé)
- Concevoir des tableaux de bord commerciaux
Aptitudes professionnelles
- Sens de l'organisation, y compris la gestion du temps et des priorités.
- Esprit d’équipe
- Adaptabilité
- Sens de l’écoute et communication
- Esprit méthodique et pragmatique
- Autonomie et rigueur
- Capacités rédactionnelles
- Proactivité, initiatives, agilité
Contexte de travail
Le poste est basé sur le campus de Cronenbourg à Strasbourg à l’Institut Charles Sadron, avec des déplacements ou de la visio avec le site de l’Université de Haute Alsace à l’Institut de Science des matériaux de Mulhouse.
- Restauration universitaire sur place,
- Accès facile en transport en commun,
- Possibilité de télétravail pour une partie des activités,
- Déplacements sur les salons.
Le poste se situe dans un secteur relevant de la protection du potentiel scientifique et technique (PPST), et nécessite donc, conformément à la réglementation, que votre arrivée soit autorisée par l'autorité compétente du MESR.
Le poste est basé sur le campus de Cronenbourg à Strasbourg à l’Institut Charles Sadron, avec des déplacements ou de la visio avec le site de l’Université de Haute Alsace à l’Institut de Science des matériaux de Mulhouse.
- Restauration universitaire sur place,
- Accès facile en transport en commun,
- Possibilité de télétravail pour une partie des activités,
- Déplacements sur les salons.
Le poste se situe dans un secteur relevant de la protection du potentiel scientifique et technique (PPST), et nécessite donc, conformément à la réglementation, que votre arrivée soit autorisée par l'autorité compétente du MESR.
L’assistante administrative et commerciale assurera des fonctions polyvalentes d'assistance commerciale, technique et logistique d'un service, et réalisera des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures dans un des domaines fonctionnels de l'établissement.
Activités
- Assurer la coordination et la réalisation des activités administratives de soutien au chargé d’affaires et du responsable des partenariats industriels .
- Opérer le suivi administratif des propositions commerciales, du 1er contact commercial jusqu’à la finalisation du contrat, avec le RPI et/ou l’équipe commerciale chez les membres, avec le Service Partenariat et Valorisation du CNRS (SPV), avec la SATT, et avec les services administratifs des structures membres de MICA
- Elaborer, préparer et contrôler des actes de gestion et prévenir le contentieux.
- Participer et/ou assurer l'instruction de dossiers complexes en vérifiant la conformité réglementaire
- Assurer la gestion et mise à jour de l’outil CRM et de l’ensemble de bases de données commerciales
- Relancer des prospects selon les campagnes établies (salon, action de prospection ciblée…)
- Suivre et mettre à jour des différents tableaux de bord commerciaux
- Organiser la logistique des différentes réunions commerciales, et des évènements commerciaux, en collaboration avec la chargée de communication (salon, Tech day, …)
- Réaliser des tableaux de bord, identifier des indicateurs et en assurer le suivi, produire des bilans et des statistiques, préparer le bilan commercial pour les CODIR et CCS
- Suivre les indicateurs « qualité » (mensuel, semestriel et annuel) dans le cadre de la norme ISO 9001
- Assurer la permanence du service commercial en l’absence du RPI
Compétences
Connaissances
- Connaissances du milieu industriel
- Maîtrise des outils informatiques (Internet, messagerie électronique) et bureautiques avancés (Word, Excel, PowerPoint)
- Maitrise des logiciels de gestion commerciale (CRM)
- Maîtrise des techniques de prospection
- Connaissances en gestion et statistiques
- Techniques d'élaboration de documents
- Techniques de communication
- Langue anglaise : B1 (cadre européen commun de référence pour les langues)
Compétences opérationnelles :
- Réaliser des synthèses et rédiger des rapports ou des documents
- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité commerciale : CRM et Office avancé (ex sur excel : tableau en dynamique croisé)
- Concevoir des tableaux de bord commerciaux
Aptitudes professionnelles
- Sens de l'organisation, y compris la gestion du temps et des priorités.
- Esprit d’équipe
- Adaptabilité
- Sens de l’écoute et communication
- Esprit méthodique et pragmatique
- Autonomie et rigueur
- Capacités rédactionnelles
- Proactivité, initiatives, agilité
Contexte de travail
Le poste est basé sur le campus de Cronenbourg à Strasbourg à l’Institut Charles Sadron, avec des déplacements ou de la visio avec le site de l’Université de Haute Alsace à l’Institut de Science des matériaux de Mulhouse.
- Restauration universitaire sur place,
- Accès facile en transport en commun,
- Possibilité de télétravail pour une partie des activités,
- Déplacements sur les salons.
Le poste se situe dans un secteur relevant de la protection du potentiel scientifique et technique (PPST), et nécessite donc, conformément à la réglementation, que votre arrivée soit autorisée par l'autorité compétente du MESR.
Le poste est basé sur le campus de Cronenbourg à Strasbourg à l’Institut Charles Sadron, avec des déplacements ou de la visio avec le site de l’Université de Haute Alsace à l’Institut de Science des matériaux de Mulhouse.
- Restauration universitaire sur place,
- Accès facile en transport en commun,
- Possibilité de télétravail pour une partie des activités,
- Déplacements sur les salons.
Le poste se situe dans un secteur relevant de la protection du potentiel scientifique et technique (PPST), et nécessite donc, conformément à la réglementation, que votre arrivée soit autorisée par l'autorité compétente du MESR.
Publiée le 08/01/2025
