Assistant de direction (f/f)

Sous l’autorité de la Directrice, cet agent a pour fonction d’assurer les tâches spécifiques d’un secrétariat de direction mais également de fournir un appui à la validation des demandes de sous-traitances et toute autre mission de service public correspondant à son cadre d’emplois et à son domaine d’intervention.

Accueil téléphonique et physique dans le respect de la démarche qualité accueil ainsi que de la gestion des appels de la direction,

Gestion de l’agenda de la directrice, organisation de réunion,

Traitement du courrier entrant et sortant de la direction : enregistrement, diffusion et classement,

Participation aux réunions et écritures des compte-rendus,

Frappe et mise en page du courrier de la directrice,

Suivi de dossiers spécifiques (ordre de mission, frais de déplacement, titres de transport.. .),

Gestionnaire de chronogestor et correspondant social,

Saisie des documents d’évaluation,

Gestion et suivi des commandes de mobilier, des fournitures,

Tenu à jour du document unique en qualité d’assistant de prévention, Référent Hygiène et Sécurité

Référent Formation

Référent DQA

Référent 13 à votre écoute

Référent chronotime

Impression des demandes de sous-traitance, frappe des lettres de réponse ainsi que leur envoi et leur suivi postal.

Appui à la gestion comptable des sous-traitants (vérification des pièces administratives, demande de création de tiers, création de sous-traitants dans Coriolis, numérisation des différents documents en relation avec les dossiers de sous-traitants.. .),

Classement des dossiers ainsi que leur archivage.

Qualité rédactionnelle et très bonne orthographe,

Rigueur, autonomie et réactivité,

Etre capable de s’organiser selon les priorités,

Discrétion et respect de la confidentialité,

Bonne maîtrise des outils bureautiques et des applications utilisées au département en relation avec l’activité d’un secrétariat,

Sens du travail en équipe,

Très bonne connaissance des missions et de l’organisation du Département.

DES CONDITIONS DE TRAVAIL ATTRACTIVES :

Tickets restaurant (10.50 euros)

Participation Mutuelle et/ou Prévoyance à hauteur de 65 euros/mois maximum

Participation aux frais de transports sur l'ensemble du territoire départemental

Télétravail possible jusqu'à 2 jours/semaine, selon les nécessités et l'organisation du service

Une prime annuelle de 1 683,98 euros net est versée à tous les agents du Conseil départemental en novembre, au

prorata du temps travaillé.

Régime indemnitaire départemental (application du RIFSEEP, versé mensuellement)

Des offres loisirs, sport et culture pour les agents départementaux

Collectivité conventionnée par le FIPHFP (Fonds pour l'Insertion des Personnes Handicapées dans la Fonction Publique).