Assistant / Assistante administration des ventes

Les missions du poste

Administration des Ventes
Sous l'autorité du responsable Commercial, enregistre les commandes ventes, prépare les ordres de fabrication et organise les livraisons

Activités :
- Saisir les commandes ventes
- Préparer les ordres de fabrication
- Organiser les livraisons
- Assurer l'interface avec les clients

Savoirs :
- Connaître les outils bureautiques
- Connaître l'ERP et le logiciel de gestion de documents (GED)
- Connaître les exigences clients
- Connaître les exigences des normes ISO 9001, EN 9100, ISO 13485
- Connaître la lecture de plan
- Connaître les procédés de fabrication de l'entreprise
- Connaître l'anglais

Savoir-Faire
- Vérifier l'adéquation commande/offre avant enregistrement de la commande
- Saisir les commandes clients dans l'ERP
- Préparer les OF et documents associés
- Assurer la transmission des informations aux clients (AR de commandes, suivi des délais et des livraisons, éléments techniques)
- Etablir et transmettre les factures de ventes à la comptabilité
- Editer et valider les bilans d'affaires et transmettre au Responsable Commercial
- Réaliser les classements et archivages des documents
- Participer à la démarche d'amélioration continue
- Préparer les documents d'expédition
- Organiser l'enlèvement des colis
- Assurer le conditionnement des pièces selon les procédures et les exigences clients
- Saisir et tenir à jour les indicateurs
- Saisir et classer les bons de livraison achats
- Réception des besoins clients/prospects et envoie des éléments aux techniciens pour chiffrage
- Rédaction des offres suivant les éléments techniques réceptionnés et envoi aux clients/prospects
- Suivi et relance des offres envoyées aux clients/prospects

Savoir-Etre :
- Se conformer à des processus rigoureux
- Savoir passer des consignes
- Savoir travailler en équipe
- Etre rigoureux
- Etre ordonné
- Savoir anticiper
- Etre autonome & réactif
- Avoir un bon relationnel
- Faire preuve de discrétion et respecter la confidentialité