Agent d'accueil

La Ville de Hésingue recherche un·e agent d'accueil polyvalent à temps complet sous l'autorité de la responsable adminsitrative

Missions principales

Administratives :

 Accueil physique et téléphonique du public : identifier et gérer la demande et son degré d’urgence – orienter vers les services et personnes compétentes – prendre des messages

 Réalisation et mise en forme de travaux bureautiques : rédaction ou mise en forme de courriers, mise en forme des rapports du secrétariat général

 Suivi des invitations adressées aux élus

 Gestion des déclarations d’arrivée et de départ

 Rédaction des arrêtés du maire : arrêtés de circulation, débit de boissons, …, et tenue des registres

 Gestion du recensement militaire

 Gestion des inscriptions à l’école et demande de dérogations de secteur scolaire

 Gestion et affichage des informations : diffuser des informations ou des documents par voie d’affichage ou au sein du service

 Gestion des courriers

État civil : en soutien de la chargée d’accueil spécialisée état-civil ou en cas de vacance de poste

 Délivrance des extraits d’actes d’état civil

 Primo connaissances en matière d’état civil afin de pouvoir renseigner le public ou selon le cas traiter la demande : Pacs, naissances (reconnaissances et transcription avis de naissances), mariages, décès, tables annuelles et décennales, rectification, changement de nom

Urbanisme : en soutien de la chargée d’accueil spécialisée urbanisme ou en cas de vacance de poste

 Remise de formulaire et liste des pièces constituant le dossier – réception et enregistrement et suivi des dossiers

CCAS : en soutien de la responsable des affaires générales ou en cas de vacance de poste

 Accueillir des requérants, orientation et conseil – proposition d’aide par le CCAS

 Participer de manière générale activement à la mise en œuvre des missions et actions portées par le CCAS.

PEUT ÊTRE AMENÉ (E) À PARTICIPER À DIVERSES TACHES D’AIDE AU FONCTIONNEMENT DU SERVICE.

SAVOIR FAIRE/ CONNAISSANCES :

Connaissances dans le domaine de l’état-civil, de l’urbanisme, des divers services à la population

Maîtrise des outils de bureautiques et d’informatiques

Esprit d’observation, d’analyse et de synthèse

SAVOIR FAIRE / COMPÉTENCES TECHNIQUES :

Savoir interpréter et exécuter les tâches confiées par sa hiérarchie

Avoir un bon esprit de synthèse

Savoir communiquer au sein d’une équipe

Capacité rédactionnelle

Capacité relationnelle par rapport à l’accueil du public

SAVOIR ÊTRE :

Rigueur

Sens des relations humaines

Discrétion professionnelle, secret professionnel et devoir de réserve

Esprit d’équipe