Assistant de direction (h/f) P 2024 09 655

Un territoire vivant et innovant, prêt à vous surprendre !

Le développement du territoire et le bien-être de ses habitants vous tiennent à cœur ? vous souhaitez développer votre expertise sur des projets innovants et porteurs de sens. Intégrer Plaine commune, c’est rejoindre une collectivité « Plaine d’opportunités » !

Plaine Commune est un Territoire de 450 000 habitants, regroupant les villes d’Aubervilliers, Epinay-sur- Seine, La Courneuve, L’Ile-Saint-Denis, Pierrefitte-sur-Seine, Saint-Denis, Saint-Ouen, Stains et Villetaneuse. Plaine Commune exerce pour ces villes des activités essentielles comme l'aménagement urbain, le développement économique et les services à la population (gestion de l'espace public : propreté, espaces verts, lecture publique, emploi...).

La Direction des finances élabore la stratégie financière de l’Etablissement public territorial. Elle appuie les directions opérationnelles dans leur gestion budgétaire et comptable et accompagne la mise en œuvre des politiques publiques en développant l’ingénierie financière.

Votre rôle au cœur de notre action

Vous serez en charge de l’assistance directe du Directeur et jouerez un rôle clé dans l’organisation et le bon fonctionnement de la direction.

Assistance du directeur

Gestion de l’agenda du directeur et organisation des réunions (réservation de salles, préparation des ordres du jours et des dossiers)

Organisation et suivi des recrutements des agents

Assurer l’accueil physique et téléphonique des visiteurs

Appui à l’organisation de la direction et conception d’outils de pilotage et d’analyse

Conception et mise en place d’outils d’organisation et de suivi des activités de la direction( plannings, calendriers, tableaux de bord, comptes-rendus d’activités)

Suivi et Gestion centralisée des demandes de formations et des déplacements des agents

Gestion des procédures d’accueil des nouveaux agents, suivi des processus de recrutements en lien avec la direction des ressources humaines

Référent sur le logiciel de gestion du temps de travail (Tempo) et accompagnement des encadrants et agents dans son utilisation

Gestion administrative courante

Rédaction suivi classement des courriers, gestion des parapheurs

Commande et suivi du stock de fournitures

Organisation du pré-archivage et de l’archivage des documents de la direction

Planification des évènements conviviaux de la directions

Parlons un peu de vous

Savoirs

Connaissance de l’organisation et du fonctionnement d’une collectivité

Solide connaissance des techniques de secrétariat et des outils informatiques et bureautiques

Savoir-faire

Maitrise de la suite bureautique Office : Word, Excel, Powerpoint, Outlook

Gestion des relations avec d’autres services et des partenaires extérieurs

Gestion d’outils de suivi d’activité

Rédaction de documents et de comptes-rendus

Savoir-être

Grande capacité au travail collectif et sens du travail en équipe

Goût pour la polyvalence

Rigueur et organisation dans le travail

Diplomatie et discrétion

Niveau d’étude: BAC/BTS

Expérience souhaitée : Secrétariat de direction

Des compétences en comptabilité sont appréciées