AGENT DE GESTION ADMINISTRATIVE ET COMPTABLE Appui au contrôle et à l'analyse financière des collèges (h/f)

Direction générale adjointe : appui aux territoires et attractivité

Direction : des Collèges, de la Jeunesse et des Sports

Service : des collèges et de l’action éducative

Lien hiérarchique : responsable du service des collèges et de l’action éducative

En appui de la référente contrôle et analyse financière des établissements publics locaux d’enseignement (EPLE), l’agent coopère au suivi des données budgétaires des 52 collèges. Collaborateur direct du chef de service, il est également chargé d’assurer en binôme le rôle de support administratif pour les principales missions du service, dans le respect des procédures et progiciels en place (Domino, Dered, Horus…) et des calendriers fixés. L’agent assure par ailleurs un rôle de support auprès des référentes RH et organisation pour les demandes de 1er niveau formulées par les établissements. Enfin, l’agent assure directement le traitement de dossiers thématiques de soutien à l’action éducative ou aux familles.

Activités de l’emploi :

Appui au contrôle et analyse financière des EPLE

• En lien avec la référente contrôle et analyse financière des EPLE : appui comptable et administratif, mise en forme des données financières des collèges (dépenses/recettes, prélèvements, fonds de roulement, …) visant à faciliter les périodes d’analyse des comptes financiers, les orientations budgétaires et les revues de gestion...

• Utiliser les logiciels Demact et COFI pilotage pour le travail de soutien au contrôle budgétaire des établissements scolaires

• Participer au suivi de la gestion administrative et budgétaire du fonds commun du service d’hébergement (FCSH) et au suivi du fonds de rémunération des personnels d’internat (FDRPI)

• Contribuer au recouvrement des subventions non utilisées par les collèges

Gestion administrative

• Être en appui des référentes RH/organisation des collèges pour l’accueil téléphonique et physique, les suivis périodiques (grève, kits nouveaux arrivants, …) et les réponses et actions de 1er niveau (demande de contrat de remplacement, information sur des dispositifs ou interlocuteurs RH, information sur les fiches de poste publiées…)

• Préparer, rédiger et saisir les rapports soumis à délibération (création fiche horus, mise en forme rapport, saisie sous dered, rédaction des notifications, …)

• Assurer un soutien au chef de service pour les livrables existants ou à venir (notes, référentiel, …)

• Contribuer au suivi du budget du service en fonctionnement et investissement (gestion des demandes de subventions, des montants engagés, des besoins en DM, …)

• Rédiger divers courriers, courriels

• Gérer le courrier, les appels téléphoniques et assurer l’accueil physique au sein du service

Gestion des dossiers thématiques

• Assurer le volet administratif de la campagne des dossiers « bourses départementales » et « savoir nager », de l’information des collèges à la notification aux bénéficiaires en passant par l’interface avec la direction des systèmes d’information et de la modernisation, et la proposition des dossiers pour arbitrage le cas échéant. Être l’interlocuteur premier des collèges pour la mise en œuvre de ces dispositifs

• Coopérer au dossier relatif à l’occupation des logements de fonction dans les collèges publics pour la mise en œuvre opérationnelle des attendus du code de l’Education

• Connaître le fonctionnement budgétaire d’un établissement public local d’enseignement

• Connaitre l’environnement administratif et comptable du conseil départemental

• Savoir travailler en équipe et communiquer

• Etre acteur du fonctionnement administratif en binôme (écoute, interaction, respect des consignes, réactivité, rendre compte, …)

• Disposer d’une grande rigueur et de capacités d’initiative et d’autonomie

• Savoir rédiger des documents administratifs élaborés (notes, courriers, rapports, …)

• Savoir utiliser toutes les fonctionnalités des outils bureautiques

• Connaître la charte Domino afin d’en garantir le respect sur tout document produit par le service

• Connaître les fonctionnalités de logiciels spécifiques liés au poste (Dered, Horus, Kimoce, …)

• Savoir élaborer et mettre à jour un tableau de suivi