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Assistant administratif polyvalent (h/f)
Emancipatrice, Citoyenne et solidaire, Vitry-sur-Seine (95 000 habitants – 2 200 agents) est la plus grande ville du Val de Marne. Située à 6 minutes de Paris par la ligne C du RER, elle est riche de nombreux équipements socio-éducatifs, culturels et sportifs, d’espaces verts et d’activités économiques.
Elle porte de grands projets d’aménagement en lien avec l’arrivée de transports en commun structurants sur son territoire (deux stations du futur métro Grand Paris Express, une ligne de bus Tzen…). A ce titre, elle accompagne la mise en œuvre d’opérations d’envergure dans le cadre d’une Opération d’Intérêt National des Ardoines, en lien avec l’Etat et l’EPA-ORSA. Dans le même temps, elle s’engage activement dans le rénovation urbaine et sociale du Centre-Ville dans le cadre d’un partenariat avec l’Agence Nationale de Rénovation Urbaine et de ses partenaires bailleurs sociaux.
Le service se décompose en 2 pôles : le pôle de l’atelier mécanique et le secteur administratif et transport.
Vous serez en charge des missions suivantes :
• Assurer la coordination entre les différents secteurs comptables (437-320).
• Engagements/bons de commande.
• Vérifier des factures.
• Mettre en œuvre les opérations comptables préalables au mandatement des dépenses du service.
• Assurer le suivi administratif des marchés (reconduction).
• Suivre les opérations d’investissement (ordres de service, sous-traitant, PV Réception-vente).
• Gérer l’arrivée/départ des courriers.
• Rédiger les courriers et comptes rendus.
• Organiser et planifier les réunions de service.
• Gérer le standard téléphonique et prendre les messages.
• Organiser le classement et l’archivage des dossiers.
• Gérer les congés, heures supplémentaires du personnel et primes trimestrielles du PAT.
• Rédiger les PV de réception et de ventes.
• Remplir les différents tableaux de bord du service pour effectuer les bilans.
• Commander de petites fournitures de bureau.
• Gérer les plannings de réservation des cars et des véhicules municipaux.
• Gérer les locations de véhicules et cars par le biais de prestataires privés.
• Répartir les ressources et moyens liés à l’activité du transport (humains, techniques et matériels).
• Participer au quotidien des chauffeurs avec accompagnement sur site.
• Gérer les sinistres en collaboration avec la compagnie d’assurance.
• Remplir les documents correspondants.
• Suivre les cartes conducteurs (dossiers, commandes, etc.).
• Gérer le renouvellement des taxes à l’essieu.
• Suivre le renouvellement et la gestion des cartes grises.
• Gérer les régies d’avance.
• Commander des vignettes Crit’air.
Connaissances : Diplôme niveau 4
Savoir-faire :
- Bonnes pratiques de l’outil informatique
- Connaissances en comptabilité publique
- Connaissances en marché public
- Connaissances dans la gestion d’une régie
- Connaissances dans la législation du transport
Savoir être :
- Avoir le sens du service public
- Bonne présentation
- Capacité d’écoute et de dialogue
- Autonomie
- Esprit d’équipe
Elle porte de grands projets d’aménagement en lien avec l’arrivée de transports en commun structurants sur son territoire (deux stations du futur métro Grand Paris Express, une ligne de bus Tzen…). A ce titre, elle accompagne la mise en œuvre d’opérations d’envergure dans le cadre d’une Opération d’Intérêt National des Ardoines, en lien avec l’Etat et l’EPA-ORSA. Dans le même temps, elle s’engage activement dans le rénovation urbaine et sociale du Centre-Ville dans le cadre d’un partenariat avec l’Agence Nationale de Rénovation Urbaine et de ses partenaires bailleurs sociaux.
Le service se décompose en 2 pôles : le pôle de l’atelier mécanique et le secteur administratif et transport.
Vous serez en charge des missions suivantes :
• Assurer la coordination entre les différents secteurs comptables (437-320).
• Engagements/bons de commande.
• Vérifier des factures.
• Mettre en œuvre les opérations comptables préalables au mandatement des dépenses du service.
• Assurer le suivi administratif des marchés (reconduction).
• Suivre les opérations d’investissement (ordres de service, sous-traitant, PV Réception-vente).
• Gérer l’arrivée/départ des courriers.
• Rédiger les courriers et comptes rendus.
• Organiser et planifier les réunions de service.
• Gérer le standard téléphonique et prendre les messages.
• Organiser le classement et l’archivage des dossiers.
• Gérer les congés, heures supplémentaires du personnel et primes trimestrielles du PAT.
• Rédiger les PV de réception et de ventes.
• Remplir les différents tableaux de bord du service pour effectuer les bilans.
• Commander de petites fournitures de bureau.
• Gérer les plannings de réservation des cars et des véhicules municipaux.
• Gérer les locations de véhicules et cars par le biais de prestataires privés.
• Répartir les ressources et moyens liés à l’activité du transport (humains, techniques et matériels).
• Participer au quotidien des chauffeurs avec accompagnement sur site.
• Gérer les sinistres en collaboration avec la compagnie d’assurance.
• Remplir les documents correspondants.
• Suivre les cartes conducteurs (dossiers, commandes, etc.).
• Gérer le renouvellement des taxes à l’essieu.
• Suivre le renouvellement et la gestion des cartes grises.
• Gérer les régies d’avance.
• Commander des vignettes Crit’air.
Connaissances : Diplôme niveau 4
Savoir-faire :
- Bonnes pratiques de l’outil informatique
- Connaissances en comptabilité publique
- Connaissances en marché public
- Connaissances dans la gestion d’une régie
- Connaissances dans la législation du transport
Savoir être :
- Avoir le sens du service public
- Bonne présentation
- Capacité d’écoute et de dialogue
- Autonomie
- Esprit d’équipe
Publiée le 18/12/2024
