Assistant de gestion (interlocution entreprises) (H/F)
Un(e) Assistant(e) Interlocution entreprises, en CDD d'une durée de 12 mois
En ce qui concerne les appels entrants, le rôle de l'assistant interlocution adhérents est d'informer par téléphone entreprises, organismes de formation et salariés, sur les dispositifs d'emploi et de formation et le suivi administratif des dossiers de formation. Il est aussi amené à participer régulièrement à des campagnes d'appels sortants
Missions
- Informer et répondre par téléphone ou par mail, aux sollicitations internes et externes sur les règles de traitement administratives des dossiers de formation ;
- Accompagner les interlocuteurs notamment sur des aspects administratifs de dossiers de formation en cours, de les accompagner dans l'utilisation de leur espace privé ;
- Alerter sur les anomalies constatées dans le traitement d'un dossier de formation, procéder aux régularisations ou les rediriger au besoin vers le bon service ;
- Réaliser les fiches de synthèse liées aux appels ;
- Collecter des données dans le cadre d'études, d'observations ;
- Participer à des campagnes de relances téléphoniques ;
- Mettre à jour et suivre les différents tableaux de bord liés à l'activité du service ;
- Assurer le secrétariat nécessité par le traitement des dossiers et l'activité du service
(transmission des dossiers, logistique réunions).
Profil
I
Vous êtes à l'aise avec le Pack Office et les outils collaboratifs.
Vous disposez d'excellentes qualités de communication orale, vous appréciez renseigner par téléphone, êtes en capacité de synthétiser l'information et de gérer administrativement des dossiers.
Vous êtes dôté(e) d'une bonne capacité d'analyse, vous savez organiser vos priorités et êtes reconnu(e) pour votre esprit d'équipe. Votre sens de la relation client, votre goût pour les chiffres et votre rigueur seront également nécessaires pour mener à bien les activités variées qui vous attendent sur ce poste.
Caractéristiques du contrat :
- CSE,
- complémentaire santé
- Possibilité de télétravailler jusqu'à 3 jours par semaine
- RTT
Experience: 2 An(s)
Compétences: Assurer la gestion administrative d'une activité,Établir, mettre à jour un dossier, une base de données
Qualification: Technicien
Secteur d'activité: Activités des organisations patronales et consulaires
Liste des qualités professionnelles:
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.