Assistante administrative service Administration Générale h/f
Activités :
- Gestion des Assemblées et commissions diverses:
Convocation, pré-contrôle et préparation des dossiers
Rédaction de délibérations
Contrôle du respect des circuits et des visas
Organisation des différentes commissions et des séances du conseil municipal
Suivi des commissions municipales
Suivi des séances du conseil municipal et tenue des documents de séance
Préparation de la télétransmission des actes de procédure
Organisation et suivi des CCSPL
- Gestion des Actes:
Publicité des actes
Contrôle des recueils des délibérations
Participation, en tant que de besoin, à l'évolution du logiciel de gestion des actes
Pilotage de l'archivage des actes et collaboration à la mise en place de la GED.
- Secrétariat et Archivage mutualisés: DG/CONTENTIEUX et autres services ponctuellement :
Tâches administratives diverses: rédaction de courriers, documents administratifs, saisie et mise en forme des documents, tableaux… Réceptionner, enregistrer, distribuer le courrier et les dossiers, prises de rendez-vous, assistance et transcription de réunions.
Assurer l'accueil téléphonique et physique du secrétariat courant (réservation de salles, tenue de l'agenda)
Assurer le tri, l'élimination ou le versement aux archives des documents papiers et électroniques
- Comptabilité : DG/CONTENTIEUX:
Suivi budgétaire des marchés de prestations intellectuelles (avocats et sténotypie) : suivi financier dans le respect des procédures comptables préétablies (réception des devis, bons de commande, factures, émission des bons de commande et certificats de paiement)
Établissement de titres dans le cadre des contentieux (en recette ou en dépense)
Conditions de rémunération:
Rémunération statutaire selon grade de recrutement ou contractuel.
Régime indemnitaire, tickets restaurants.
Description du candidat:
Justifier d'une expérience de 3 ans minimum sur un poste équivalent ou similaire. Recommandé Bac à Bac + 3 dans le domaine de l’Administration Générale.
Compétences demandées
- SAVOIRS :
¤ Procédures administratives, réglementation en matière d'archivage
¤ Connaissances comptables
¤ Connaissance générale en droit
- SAVOIR-FAIRE :
¤ Maîtrise de l’informatique
¤ Maîtrise des logiciels contentieux, comptable, courrier, SIG
¤ Réalisation et mise en forme de travaux bureautiques
- SAVOIR-ETRE :
¤ Rigueur, discrétion professionnelle
¤ Qualité d’organisation
¤ Sens du travail en équipe
¤ Sens du relationnel et du service public