Chargé d'accueil et administrative (h/f)
Silver innov' accompagne individuellement et via des ateliers d’information collectifs, développe des partenariats pour accélérer et expérimenter les solutions des startups, anime la communauté, …
Lieu de convergence de la Silver économie en ile de France, de grands acteurs de la Silver économie y sont implantés et de grands évènements y sont réalisés.
Silver innov’ c’est 4000 m² hautement performant offrant : bureaux privatifs, coworking, laboratoires P1, un large show-room de 230 m², salles de réunion, de conférence ... équipement de développement économique porté par le Territoire Grand Orly Seine bièvre, précurseur en matière de Silver économie.
Silver innov’ recrute à compter du 1er mai 2024 :
Un / une chargé(e) d’accueil / assistant(e) administratif(ive)
Cadre d’emplois des adjoints administratifs
Poste basé à Ivry sur Seine
Le pôle accueil / pôle administratif est organisé en binôme étroit entre les deux personnes, qui ont des profils / compétences complémentaires et qui alternent sur deux postes de travail :
- poste installé à la borne d’accueil situé dans le hall du bâtiment,
- poste installé dans un bureau partagé.
MISSIONS :
Accueil physique et téléphonique
- Accueil et orientation des visiteurs, prestataires et livreurs,
- Prise et retransmission de messages téléphoniques,
- Gestion et distribution du courrier arrivé (postal et électronique), des recommandés, colis postaux et livraisons,
Gestion administrative / Participation au fonctionnement de la structure
- Gestion de l’installation et du départ des entreprises hébergées : gestion administrative de tous les documents afférents, gestion des badges d’accès, état des lieux,
- Gestion des plannings de réservation des différentes salles du site et du matériel
- Gestion des réunions de Silver innov (prise de réservation de salle, installation du matériel, …)
- Gestion des stocks (matériels et denrées alimentaires)
- Participation à la mise en place des événements organisés par Silver innov’
- Suivi logistique des manifestations organisées sur site : mise en relation avec les structures intervenantes, recensement du matériel disponible et des besoins, …
- Participation à la communication de Silver innov : réseaux sociaux, site internet,
- Elaboration des procédures relatives aux missions des agents d’accueil : fonctionnement du bâtiment et utilisation de logiciels spécifiques utilisés par les agents sur site,
- Missions administratives pour Silver innov’
Gestion technique du site / Participation au fonctionnement de la structure
- Gestion de l’ouverture et de la fermeture de l’accueil, avec mise sous alarme,
- Configuration simple et mise en place de matériel (téléphone, switch) lors de l’installation de sociétés,
- Suivi administratif des prestataires des marchés du bâtiment,
- Gestion des prestataires en cas de dysfonctionnement d’un équipement,
- Identification de prestataires potentiels si besoin, et analyse comparative de devis,
- Compétences nécessaires
o Maitrise des outils informatiques et bureautiques.
o Maitrise des techniques de communication et d’accueil du public :
Savoir s’adapter à son interlocuteur
Aisance d’élocution face à un public varié
o Connaissances sur le fonctionnement et les missions d’une collectivité territoriale
o Savoir travailler en équipe
o Savoir faire preuve d’initiative et d’organisation
o Savoir s’adapter aux nécessités de services et aux manifestations
- Formation et qualification :
o Formation en accueil du public serait un plus
o Formation Sauveteur Secouristes du Travail serait un plus