ASSISTANT DE DIRECTION AU CABINET DE LA PRESIDENCE (H/F)
-Accueil physique et téléphonique au secrétariat de la présidence
-Réception, commandes de traiteurs en lien avec le (la) collègue chargé(e) de la régie, mise en place, gestion
logistique
Gestion administrative
- Gestion de l'agenda de la présidente en lien avec le (la) chef(fe) de cabinet et soutien sur le suivi de l'agenda
des vice-présidents
- Rédaction, mise en forme, enregistrement et suivi des courriers partant de la présidence
- Organisation de réunions et d'événements spécifiques (Palmes académiques, Doctorat honoris causa, réceptions)
- Préparation des documents à la signature de la Présidente
- Gestion du courrier de la présidence sous toutes ses formes -mails, courriers papiers
- Préparation et diffusions des documents et dossiers nécessaires à l'activité de la présidence
- Gestion et réservation des salles de réunion
- Gestion des fournitures du cabinet de la présidence (état du stock, commandes)
- Gestion en autonomie de certains dossiers administratifs
Gestion financière
- Suivi du budget de la présidence (suivi de l'état des dépenses, engagements, attestation du service fait) en
collaboration
- Organisation et suivi des déplacements de l'équipe présidentielle (réservation, ordre de mission)
Experience: 6 Mois - Avoir au moins 6 mois d'expérience
Compétences: Gestion administrative du courrier,Planning du personnel,Assurer un accueil téléphonique,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Autres organisations fonctionnant par adhésion volontaire
Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
S'adapter aux changements : Capacité à s'adapter à des situations variées, à réagir à l'imprévu, gérer l'incertitude pour s'ajuster à des organisations, des collectifs de travail, des habitudes, des valeurs propres à l'entreprise.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
L'université Paris 8 est un pôle d'enseignement et de recherche central en Île-de-France dans le domaine des humanités.
Quelques chiffres :23935 étudiants, Une offre de formation répartie en 5 domaines disciplinaires : Arts, Droit Economie Gestion, Lettres et Langues, Sciences et techniques, favorisant des articulations entre disciplines et des transversalités- 11 UFR, 5 instituts dont 2 IUT, un IED, l'Institut des Etudes Européennes et l'Institut Français de Géopolitique- 36 licences,40Masters