Sécrétaire administrative en établissement médico-social (H/F)
L'accueil physique des visiteurs, du personnel, des usagers et des partenaires.
La gestion du standard téléphonique.
Le secrétariat éducatif pour 20 jeunes (constitution et alimentation du dossier, mise en forme des courriers officiels, saisie informatique des rapports/notes, prise de RDV, etc.).
La gestion de suivi du courrier entrant et sortant : réception, ventilation, enregistrement, affranchissement, classement.
La gestion du plan de formation avec l'organisme ANFH : planification des actions de formation, le suivi administratif et financier de la formation, préparation des commissions de formation
Les activités RH : gestion des plannings des agents (prévisionnel, réalisé, balance horaire, suivi des congés) collecte des variables de paye, rédaction des CDD/avenants, attestations Assedic et certificats de travail, saisie des arrêts maladies sur Net entreprise
Le suivi administratif des stagiaires et des apprentis.
La gestion et le suivi des fournitures de bureau.
Le secrétariat de direction (courrier, prise de RDV construction de tableaux de suivi, diffusion des notes de services et information)
L'archivage des différents documents et dossiers
Experience: Débutant accepté
Compétences: Gestion administrative du courrier,Réaliser la gestion administrative du personnel,Organiser la logistique des recrutements et des formations,Planifier des rendez-vous,Classer des documents,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Établir, mettre à jour un dossier, une base de données
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Hébergement social pour enfants en difficultés
Liste des qualités professionnelles:
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.