Assistant de Direction H/F CDD (H/F)
Bénéficiant d'un triple rattachement à la Direction Rémunération / avantages sociaux, à la direction des relations sociales / diversité & inclusion ainsi qu'à la Direction du développement RH, vous assisterez les trois Directeurs dans leurs missions au quotidien :
Assurer un rôle d'interface entre les directions et les clients (internes/externes) et/ou les prestataires :
. Gérer l'accueil téléphonique et physique
. Assurer le relai entre les Directeurs et les collaborateurs de leur Direction
. Assister les Directeurs dans l'animation des équipes (intégration des collaborateurs aide à la mise à jour des outils)
Gérer l'emploi du temps : agenda, déplacements
. Gérer l'agenda : prise de rendez-vous, organisation du planning
. Organiser les déplacements
. Organiser des réunions
. Préparer l'ordre du jour et formaliser le compte rendu des réunions
. Coordonner la logistique des réunions et/ou conférences
Assurer le suivi budgétaire
. Centraliser des devis et factures auprès des équipes
. Saisir les devis et factures dans l'outil de gestion, assurer le rapprochement
. Compiler des tableaux de suivi et extraire les données de l'outil pour les reportings nécessaires
. Assurer un suivi régulier de l'état de facturation
. Préparer les tableaux de provision trimestriels en lien avec la Comptabilité
Assurer la gestion administrative des dossiers
. Assurer la mise à jour de documents internes (tableau de suivi, gestion des procédures des contrats, etc.)
. Garantir la bonne tenue du suivi des budgets des Directions concernées, des factures, des notes de frais, élaborer et suivre des tableaux Excel
. Gérer le courrier
. Participer à l'organisation opérationnelle des évènements ou déploiement des différents projets au bénéfice des collaborateurs (opérations de formation, lancement de nouveaux services aux collaborateurs.)
. Produire selon les besoins des Directeurs des présentations PowerPoint ou des notes Words (sur la base d'informations et de données préalablement transmises)
. Embarquer en appui sur des projets pilotés par les différents membres des équipes (soutien ponctuel)
Qualifications
Diplôme de niveau Bac+2 de type assistant manager/ assistanat de direction, vous justifiez d'une expérience significative sur un poste équivalent d'au moins 5 ans. Une expérience en RH serait un plus.
Vous êtes la personne idéale si :
* Vous recherchez un métier responsabilisant vous permettant d'avoir une vision complète de l'activité des Directions ;
* Excel, Powerpoint et le pack Office sont vos amis ! Vous avez une appétence particulière pour les tâches administratives et reportings divers ;
* Vous êtes réactif/ve, organisé/e et savez faire preuve d'adaptabilité,
* Vous vous appuyez sur des qualités relationnelles, un sens du service et une orientation client,
* Vous faites preuve de rigueur et de réactivité,
* Vous avez le sens du travail en équipe et de la confidentialité,
* Vous êtes curieux/se et aimez apprendre.
Poste à pourvoir en CDD
Experience: 5 An(s)
Compétences: Gestion administrative du courrier,Planning du personnel,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Activités des sièges sociaux