Secrétaire général de mairie (h/f)
GESTION DU SECRETARIAT DE MAIRIE :
- Accueillir, renseigner les usagers et instruire les dossiers dans les domaines : de l'état civil, des élections, de l'urbanisme, de l'aide sociale ;
- Assister et conseiller les élus, préparer le Conseil municipal, les délibérations, les commissions, les arrêtés du Maire ;
- Préparer les élections (affichage, préparation du bureau de vote, participation au dépouillement et communication des résultats) ;
- Préparer, mettre en forme et suivre l'exécution du budget ;
- Suivre et respecter les procédures des marchés publics ;
- Assurer le traitement comptable de l'ensemble des recettes et des dépenses de la collectivité en respectant les délais et la réglementation des finances publiques (émission des titres, suivi des engagements, mandatement des factures...) ;
- Gérer les demandes de subventions et en assurer le suivi ;
- Gérer le personnel communal (établissement des paies, contrat de travail, déroulement de carrières, arrêtés, feuilles d'heures, suivi des activités des agents, arrêts maladie, accidents du travail, congés, formations...) ;
- Gérer les relations avec le Centre National de la Fonction Publique Territoriale et le Centre de Gestion de la Sarthe ;
- Gérer le patrimoine communal et suivre les travaux ;
- Gérer la salle des fêtes (réservation, facturation des locations...) ;
- Gérer les régies communales ;
- Assurer le classement et l'archivage des documents administratifs ;
- Gérer la messagerie électronique et assurer le suivi des courriers ;
- Actualiser les documents internes (statuts, règlement intérieur...) selon la parution de nouvelles dispositions juridiques et orientations définies par le Maire.
GESTION DE L'AGENCE POSTALE COMMUNALE :
- Accueillir la clientèle ;
- Assurer la gestion des services postaux et des prestations associées : vente de timbres et de produits " La Poste ", affranchissements des lettres et colis, traitements des lettres recommandées, distribution des objets en instance au guichet ;
- Assurer les services financiers : retrait / dépôt d'espèces, dépôt de chèques sur compte courant ou livret d'épargne, gestion des fonds.
COMPETENCES :
* Connaître les domaines de compétences des communes et leur organisation ;
* Connaître le statut de la Fonction Publique Territoriale et les règles d'état civil et d'urbanisme ;
* Connaître les procédures réglementaires de passation des marchés publics et des contrats ;
* Connaître les règles juridiques d'élaboration des actes administratifs ;
* Connaître le cadre réglementaire du fonctionnement des collectivités et des établissements publics ;
* Connaître les règles relatives à l'accès aux documents administratifs et à la tenue des dossiers individuels.
SAVOIR-FAIRE :
* Respecter les délais réglementaires ;
* Savoir gérer la polyvalence et hiérarchiser les tâches ;
* Maîtriser les règles budgétaires et comptables publiques (M57) ;
* Maîtriser les outils informatiques, progiciels (Berger-Levrault) et traitements de textes ;
* Savoir appliquer les textes règlementaires ;
* Savoir faire preuve d'autonomie dans l'organisation et l'exécution de son travail ;
* Savoir rendre compte, oralement ou par écrit à la hiérarchie ;
* Savoir faire preuve de discrétion professionnelle.
SAVOIR-ETRE :
* Être rigoureux(se), sérieux(se) et loyal(e) ;
* Avoir une bonne capacité d'écoute, d'observation et de compréhension ;
* Avoir le sens du service public (déontologie et discrétion) ;
* Avoir une bonne capacité de communication et de réactivité ;
* Sens du travail en équipe ;
* Qualités relationnelles (diplomatie, pédagogie, patience).