Gestionnaire administratif et financier H/F
Sous l’autorité hiérarchique de la responsable du service de gestion des personnels de la DRH et sous l’autorité fonctionnelle du responsable de la formation SAPHIRE, le·la gestionnaire assure des fonctions polyvalentes de gestion administrative, financière et logistique pour les vacataires d’enseignement au niveau des ressources humaines et en globalité pour la formation SAPHIRE, dans le respect des techniques, des règles et des procédures en vigueur.
Activités principales :
Activités communes aux deux entités d’affectation :
* Alimenter les tableaux de bord, effectuer des extractions dans les systèmes d'information administratif et/ou ressources humaines.
* Assurer l'accueil physique, téléphonique et par courriel des interlocuteurs internes et externes.
* Participer aux activités des entités et aux activités transverses de l’ENS Paris-Saclay.
Pour le service de gestion des personnels :
* Assurer la gestion administrative des dossiers des chargés d'enseignement vacataires.
* Instruire les dossiers en vérifiant leur régularité juridique et administrative.
* Organiser, alimenter, et mettre à jour des bases de données relatives à la gestion administrative et paie.
* Suppléer aux absences des collègues.
Pour la formation SAPHIRE :
* Organiser, alimenter, et mettre à jour des bases de données relatives à la gestion pédagogique (inscriptions, réservations de salles, notes, relevés).
* Assurer le suivi administratif des dossiers des étudiants.
* Gérer les conventions de stages/d’accueil pour les différentes années de formation.
* Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) des activités de l’entité et des manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques).
* Participer à la gestion financière de la structure en appliquant les procédures dédiées.
* Gérer les crédits associés à la formation.