Assistant de direction (H-F)
Recrutement statutaire, ouvert par voie contractuelle (par application de l'article L332-8 du CGFP). Temps de travail : complet.
Les missions principales de l'assistant(e) de direction sont les suivantes:
*ASSISTER LA DIRECTION:
• Prise de rendez- vous en fonction des priorités
• Rappel des informations importantes et transmission des messages
• Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
*GESTION DE L’ACCUEIL
• Orientation du public, des parents, des directions d’école, des partenaires, …
• Traitement des demandes en lien avec les différents services
• Gestion des appels de la Direction
*GESTION ADMINISTRATIVE
• Gestion administrative et financière
• Etablissement des bons de commande et suivi des factures
• Gestion des courriers et courriels
• Suivi journalier des courriels : accusé de réception, orientation de la demande vers le service concerné, enregistrement au courrier, suivi de la demande et réponse
• Suivi hebdomadaire des courriers et courriels: gestion des urgences, gestion des demandes courantes par projet de réponse-type, impression et diffusion à la Direction pour consigne de traitement, rédaction d’un projet de réponse, validation par la Direction, suivi de la signature par l’Adjoint Délégué(e) ou la directrice, enregistrement et envoi de la réponse
• Suivi des conseils d’école, commission travaux
• Suivi, recensement et dispatching des doléances adressées au service concerné à la direction
• Suivi du planning des conseils d’école en lien avec l’administration du pôle pour la direction affaires scolaires
• Préparation des dossiers pour les administratifs de la direction affaires scolaires après recherche des éléments de réponse pour les dossiers
*GESTION DES MOYENS LOGISTIQUES
• Suivi de l’affectation des locaux : cours de remise à niveaux pendant les vacances, planning de réunions pédagogiques de l’IEN, planning de formation du personnel, …
• Suivi des demandes des écoles (représentants de parents ou directions d’école) en matière de mobilier scolaire et rideaux et autres demandes relevant de la direction
*REFERENT RH
- Recrutement:
• Suivi fiches de besoin en recrutement signée par la chaine hiérarchique pour envoi au service recrutement/formation (tableau de suivi à tenir)
• Mettre à jour tableau de suivi interne sur le personnel
- Formation:
• S’assurer que l’agent est disponible pour suivre les formations
• S’assurer après convocation que l’agent part en formation (suivi à mettre en place, absence, motif absence….)
• Tableau de suivi sur les demandes de formations (payantes ou non)
- Carrière:
• Suivi des congés / Gestion du temps de travail
• Transmettre au gestionnaire du portefeuille les états de présence pour impact paie (absence non justifiée etc….)
• Suivi télétravail, respect des conditions en lien avec le manager
• Suivi des entretiens professionnels
• Suivi du tableau de suivi des heures hebdomadaires
• Suivi des demandes de stages
CONDITIONS D'EXERCICE:
◦ Travail au bureau de la direction affaires scolaires
◦ Temps de travail : complet
Horaires variables et pics d’activités en fonction des obligations de la direction
◦ Très grande disponibilité
RELATIONS FONCTIONNELLES :
◦ Contacts directs et échanges permanents avec la directrice
◦ Relations permanentes avec les agents de la direction
◦ Contacts réguliers avec les services de la mairie
◦ Contacts ponctuels avec les directeurs, enseignants, parents et instances
extérieures
AUTONOMIE ET RESPONSABILITES:
◦ Relative autonomie dans l’organisation du travail
◦ Missions définies, suivies et évaluées par la directrice
◦ Responsable de la qualité du travail réalisé ; garant de l’image de la direction et de la
collectivité
◦ Rattachement et reporting régulier auprès de la directrice (réunion de travail, …)
Expérience sur poste identique en collectivité territoriale fortement appréciée.
Maitrise des outils informatiques: Windows, Excel, Word
Connaissance des outils internes: CIRIL,CINDOC, ZIMBRA
◦ SAVOIRS :
◦ Connaissance des instances éducatives.
◦ Notions d’organisation et de gestion du temps de travail
◦ Notions en matière de ressources humaines
◦ Culture territoriale et connaissance du fonctionnement des services de la ville
◦ Instruction de dossiers et application des procédures
◦ Exécution d’opérations budgétaires
◦ Techniques de secrétariat
◦ Tableaux de bord et outils de planification et suivi
◦ Principes rédactionnels
◦ SAVOIR ÊTRE :
◦ Sens du dialogue
◦ Technique de communication et de négociation
◦ Sens du travail en équipe
◦ Rigueur et réactivité
◦ Respect des obligations de discrétion et de confidentialité