Responsable des affaires générales
Collaborateur.trice direct.e de la Direction Générale des Services, vous êtes garant.e de la qualité du service de l’Etat civil, du suivi des décisions des assemblées, et êtes chargé.e du conseil juridique et administratif des actes délivrés par l’autorité territoriale.
MISSIONS PRINCIPALES
Encadrement d'une équipe de 4 agents.
A. AFFAIRES GENERALES, ETAT CIVIL, CIMETIERE, ELECTIONS
Suivre et gérer les procédures de la commande publique. Assurer un conseil juridique aux élus et aux services.
Superviser le travail des deux agents d’accueil de la mairie en charge de l’état civil et de l’agence postale, ainsi que de l’agent en charge de l’accueil de la mairie annexe. A ce titre vous participez en cas de besoin à la polyvalence des missions, lors de congés, formations ou absences pour raison de santé (actes mariages, naissances, décès, pacs, parrainage civil, concession, légalisation de signatures, attestations d’accueil, mentions, délivrance d’autorisation de débit de boissons, taxis, etc.)
Assurer la délégation d’officier d’Etat Civil
Superviser la bonne gestion des concessions et la rédaction des actes funéraires
Assurer la procédure de désignation des jurys d’assises
Préparer et suivre les élections en lien avec la DGS : accompagnement de l’agent référent chargé de la tenue et de la mise à jour de la base électorale, lien avec la préfecture, organisation du scrutin
Assurer un accueil et un service de qualité aux administrés, ainsi que les permanences un samedi matin sur trois (sauf en août).
B. TENUE DES ASSEMBLEES ET SECRETARIAT DU MAIRE
En lien avec la DGS :
Préparer, suivre et assurer le secrétariat des conseils municipaux : envoi des convocations sur ID LIBRE, mise en forme des délibérations à l’issue du vote et suivi de l’envoi dématérialisé au contrôle de légalité, participation aux séances, rédaction des procès-verbaux.
Suivre l’établissement des arrêtés et des décisions du Maire.
Assurer le secrétariat du maire (courrier dématérialisé).
AUTRES MISSIONS
Suivre les dossiers transversaux et contractuels en lien avec le service des moyens généraux (1 agent
Être l’interlocuteur de la commune auprès de la préfecture
Garantir une suppléance administrative de la DGS en cas d’absence.
Conditions de travail :
Poste à temps complet du lundi au vendredi (+ 1 samedi sur 3) – 36 heures / semaine avec 6 ARTT
Rémunération statutaire, IFSE, participation prévoyance, primes d’été et de fin d’année (1018 € brut annuel)
Adhésion au CNAS
Recrutement au 1er juillet 2024.
PROFIL RECHERCHE
A. CONNAISSANCES THEORIQUES ET SAVOIR FAIRE
Parfaite connaissance de l’environnement institutionnel des collectivités territoriales et de la fonction publique ainsi que des procédures administratives
Connaissances spécifiques relatives aux actes d’Etat Civil, à la délégation funéraire et aux élections
Connaitre et savoir appliquer les règles juridiques d’élaboration des actes administratifs (délibérations, arrêtés, décision, etc.).
Bonne connaissance des procédures de passation des marchés publiques et contrats.
Aptitude à instruire et mettre en œuvre une procédure administrative
Aptitude à rechercher l’information et assurer une veille juridique dans ses domaines d’exercice
Maitrise des outils bureautiques
B. SAVOIR-ETRE (comportement, attitudes et qualités humaines requises)
Qualités relationnelles et d’écoute (pédagogie, écoute, empathie et esprit d’équipe)
Capacité d’analyse et de synthèse
Anticipation, force de proposition, proactivité
Rigueur, méthodologie et organisation (respect des délais)
Autonomie, esprit d’initiative et de décision
Respect de la confidentialité (discrétion professionnelle élevée)
Devoir de réserve et sens du service public
Savoir rendre compte à sa hiérarchie et à l’autorité territoriale
C. Autres
Utilisation de COSOLUCE, solaere (Recia) bienvenue.