Secrétaire du service technico-administratif
Assure la gestion des relations aux usagers de la direction :
- Centralise les demandes et les réclamations (appels, courriels, courriers, …),
- Rédige les réponses aux usagers et suit l’intervention des services.
Assure l’accueil physique et téléphonique au secrétariat de la direction :
- Renseigne les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent,
- Répond aux appels téléphoniques, filtre et transmet les messages,
- Hiérarchise les demandes ou informations selon leur caractère d’urgence ou de priorité.
Assure la gestion du courrier de la direction :
- Gère, enregistre et suit le courrier entrant et sortant du pôle technico-administratif,
- Signale les courriers importants,
- Fait le lien avec les services pour le suivi des dossiers,
- Veille au respect de la procédure et de la charte courrier dans le cadre d’une démarche de qualité,
- Participe à la mise en œuvre de la dématérialisation du courrier,
- Gère le circuit du parapheur de la direction.
Organise et coordonne la gestion administrative courante de la direction :
- Conçoit et actualise les outils de pilotage et de suivi des activités en lien avec le directeur,
- Participe au suivi des budgets de fonctionnement et d’investissement de la direction,
- Gère les dépôts de plainte de la direction,
- Effectue les déclarations de projet de travaux et d’intention de commencement de travaux (DT/DICT),
- Assure la gestion des clés des bâtiments communaux.
Assiste les élus délégués et le directeur des services techniques :
- Organise les agendas et prend des rendez-vous en fonction des priorités fixées,
- Rappelle les informations importantes et transmet des messages,
- Réalise et met en forme des travaux de bureautique,
- Trie, classe et archive les documents de la direction,
- Organise la logistique des réunions et des commissions de la direction.
Assure la gestion administrative des marchés publics :
- Rédige les pièces administratives,
- Publie sur la plateforme,
- Charge les séquestres,
- Organise les commissions d’appel d’offres
- Notifie aux entreprises,
- Rédige les pièces nécessaires pour la bonne réalisation d’un marché (OS, PV de réception, …),
- Suivi des retenues de garanties et / ou cautions solidaires,
- Elabore un tableau de bord des factures pour chaque marché.
Niveau Bac+2 dans le domaine du secrétariat technique
Expérience souhaitée
Savoirs :
Maîtrise la gestion administrative des marchés publics,
Maîtrise de la suite Office (Word, Excel, Powerpoint) et la messagerie électronique Outlook,
Aisance rédactionnelle,
Savoir être :
Organisé(e) et méthodique,
Sens de l’esprit et du travail en équipe,
Respect de la confidentialité,
Qualités relationnelles,
Avoir le sens de l’anticipation.
Poste à temps non complet (80 %)
Emploi contractuel – CDD de 2 ans.