Secrétaire de direction (H/F)
L'assistant(e) de Direction assiste les dirigeants de JJGK AERO afin de faciliter et d'optimiser la gestion de leur activité. Il/Elle organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure et peut prendre en charge le suivi complet de certains dossiers.
ACTIVITÉS DU POSTE
- Accueil physique et téléphonique en sachant hiérarchiser (degré d'importance, d'urgence), filtrer, rediriger, transmettre.
- Recherche d'information via la lecture de documents et/ou de bases de données, restitution
- Rédaction de notes et de courriers à partir de consignes orales et/ou de dossiers
- Mise à jour des différents tableaux de suivi administratifs
- Traitement et diffusion des informations à la demande de la Direction
- Organisation et mise à jour des dossiers / du classement de manière adéquate (électroniquement ou papier) et de l'archivage
- Suivi des dossiers demandés par la Direction en assurant le lien avec les différentes personnes concernées
- Prise de notes, rédaction et suivi de compte-rendu
- Connaissance de l'agenda et des priorités
- Gestion du courrier
- Organisation et optimisation économique des déplacements
- Organisation de réunions et de rendez-vous avec préparation de la logistique appropriée
- Remise en forme de documents sous une forme appropriée (tableau, graphique, présentation PowerPoint, .)
- Suivi des dates de validité des documents officiels des Directeurs (CNI, Passeports, Diplômes..) et constitution du dossier de renouvellement le cas échéant
- Suivi de la flotte des véhicules de société : entretien, assurances.
- Prise en charge des commandes de matériel « non aéronautique » et suivi de ces commandes
- Commande et récupération des consommables, café, boissons...
- Commande et récupération de repas pour la Direction et les clients
- Les déplacements se feront avec le véhicule de la société
Vous devez être en capacité de mener une conversation professionnelle en anglais.
Savoirs-être requis :
- Respect des normes rédactionnelles
- Rigueur, autonomie
- Sens de l'organisation, proactivité
- Bonne aisance relationnelle
- Sens du relationnel et du travail en équipe
- Force de proposition
- Disponibilité
- Qualité de réserve
- Capacité à évaluer l'urgence d'une demande
- Gestion des situations délicates
Experience: 2 An(s)
Compétences: Gestion administrative du courrier,Planning du personnel,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique,Word, Excel, Outlook, Powerpoint - maitrise
Langues: Anglais exigé
Permis: B - Véhicule léger souhaité
Qualification: Agent de maîtrise
Secteur d'activité: Réparation et maintenance d'aéronefs et d'engins spatiaux
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.