Agent d'accueil/ Standardiste
Représente l’image de la collectivité auprès des visiteurs.
Missions principales
50% à l’accueil de l’Hôtel de Ville et 100% durant les congés de l’agent d’accueil dédié
- Accueil physique et téléphonique du public : réceptionne et identifie le public, analyse la demande et oriente soit vers la personne recherchée, soit vers une structure ou un service compétent
- Mise en relation et suivi fonctionnel de la prise en charge de l’appel (poste occupé, interlocuteur absent…)
- Traitement des demandes de renseignements téléphoniques
- Traitement du courrier (ouverture, mise sous plis, …)
- Dépôt et réception des plis d’huissiers
- Gestion de l’affichage réglementaire
- Commande de fournitures
- Archivage
Missions secondaires
50% du temps restant
- Tenue des registres d’état-civil et apposition des mentions marginales
- Traitement des demandes de livrets de famille
- Délivrance des autorisations administratives
- Formation interne sur d'autres missions comme la gestion des titres d'identité...
- Travaux de secrétariat pour le compte d’autres services de la collectivité : courriers/classements/copies
Compétences requises
-savoirs
. connaissance de l’organigramme de la collectivité et des attributions des différents services municipaux
. connaissance des organismes extérieurs en relation avec la collectivité
. connaissance des droits et obligation des usagers
-savoir faire
. maîtrise des techniques d’accueil physique et téléphonique et de secrétariat
. maîtrise du standard téléphonique et autres systèmes liés
. maîtrise de l’outil informatique : traitement de texte, tableurs, internet, logiciel synbird
. capacité à analyser et gérer rapidement les situations
. faire preuve d’une écoute attentive
. s’exprimer clairement
. savoir transmettre des informations oralement et par écrit
. faire preuve de curiosité sur les différentes missions
-savoir être
. sens de la communication et du relationnel
. rigueur
. sens de l’organisation
. disponibilité et patience
. polyvalence et discrétion