Adjoint-e en gestion des ressources humaines
MISSIONS
Le/le secrétaire de direction assiste la coordinatrice du secrétariat de la DGDRH, sa responsable de service.
Le Secrétariat de la Direction Générale Déléguée aux Relations Humaines est rattaché directement à la Directrice Générale Déléguée aux Relations Humaines localisé sur le site Pont de Bois.
Le secrétariat de la DGDRH assure la transmission des informations entre les 5 directions et services de la DGDRH et assure le lien à l'extérieur de la direction avec les composantes, directions et agents.
Les missions principales du secrétariat sont l'accueil physique et téléphonique, la réalisation et le renouvellement des cartes multi services, la gestion de la messagerie de la DGDRH, la gestion des parapheurs entrants et sortants, la gestion et la transmission du courrier pour les différentes directions, l’organisation de réunions, la gestion des fournitures pour l'ensemble de la DGDRH.
ACTIVITÉS
- Accueillir et informer les personnels et les usagers de la structure,
- Répondre au téléphone et orienter la demande,
- Traiter les mails et orienter vers les services concernés,
- Gérer les parapheurs entrants et sortants,
- Gérer le courrier (réceptionner, trier et distribuer le courrier), la messagerie
- Créer et renouveler les cartes multi-services (CMS),
- Gérer les agendas,
- Traiter les commandes diverses (commandes, livraisons, factures), les missions (OM, frais de missions) et les demandes d'intervention pour l'ensemble de la DGDRH (fournitures de bureau, mobilier de bureau, fournitures diverses, etc... ) en appliquant les procédures de gestion,
- Saisir et mettre à jour des bases de données, des tableaux de bord selon les instructions reçues,
- Être polyvalent(e) sur toutes les missions exercées au secrétariat de la DGDRH
- Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports), les reproduire et les diffuser,
- Suivre certains dossiers et relancer des interlocuteurs internes ou externes concernés,
- Organiser des réunions et assurer la logistique relative à ces réunions.
Particularités du poste
Matériels, technologies ou logiciels spécifiques dont la maîtrise est nécessitée par l'activité :
- maîtriser la pratique des logiciels bureautiques courants (word, excel, powerpoint),
- savoir utiliser les outils de planification de réunion et de système de visioconférence (doodle, evento, zoom, etc... ).