Assistant de direction F/H
Dans ce cadre, Saint-Etienne Métropole recherche un Assistant de Direction F/H afin d’apporter une aide au directeur en termes de gestion administrative et financière de la direction, de classement et de suivi des dossiers.
Rattaché(e) à la directrice des relations internationales, vous serez en charge de :
Secrétariat:
- assister la directrice pour l’organisation de réunions et divers événements : gestion agenda, suivi des ordres du jour, réservation de salle, réservation de véhicule ou de transport, rédaction de compte-rendu, mise en forme de documents (note, bilans, document de présentation, programme de délégations…),
- gérer le courrier : rédiger et suivre les courriers attribués à la Direction (logiciel ELISE).
Exécution du budget :
- tenir à jour l’outil de suivi du budget interne à la Direction,
- établir les bons de commande en lien avec le support finance,
- suivre la facturation,
- assurer la fonction de Régisseur pour la Régie d’avance « Voyage d’étude à l’étranger ».
Accueil et déplacement :
- assurer l’accueil physique et téléphonique de la Direction,
- gérer la logistique d’accueil de délégations étrangères et des déplacements d’élus : réservation des transports, hôtel, restaurant.
Outils d’organisation et de suivi de l’activité de la direction :
- gérer les outils de gestion commun à la direction (planning de l’équipe, calendrier des actions de la direction),
- gérer les outils tableau de bord de suivi de l’activité…,
- gérer l’archivage des documents de la Direction en lien avec le service des archives.
Sens de l’organisation
Sens du service public
Qualités rédactionnelles
Connaissances et expérience en gestion administrative
Technique de communication
Connaissances des règles de comptabilité publique et expérience en suivi budgétaire
La pratique de l’anglais serait un plus