Assistante de direction
Assiste et apporte une aide permanente à la Directrice de l’Education Enfance en termes d’organisation, de gestion et communication, d’information, d’accueil et de suivi des dossiers
Assure le secrétariat et la gestion du planning de l’Adjointe déléguée à l’éducation et à l’enfance
2) Activités principales
- Accueil téléphonique et physique au secrétariat
- Réception, filtrage et transmission des messages téléphoniques et des courriels à l’interlocuteur compétent
- Relations avec les autres services de la Direction, les différentes Directions de la collectivité, les autres collectivités, les partenaires, la population
- Organisation du travail de la Directrice
- Gestion de l’agenda
- Planification des réunions de travail
- Préparation et transmission des documents préparatoires aux réunions
- Prise de notes et rédaction des comptes rendus
- Suivi des projets et activités de la Direction
- Centralisation des informations, contrôle et analyse
- Élaboration de bilans
- Mise en place d’outils de suivi et d’historisation
- Renseigner les tableaux de suivi des activités de la Direction
- Aide ponctuelle aux chefs de services sur certains dossiers spécifiques
- Mise à jour des fiches Bilan de mandat
- Réalisation de travaux bureautiques
- Rédaction et suivi des courriers et de tous documents liés au fonctionnement de la Direction
- Rédaction et suivi des conventions
- Classement et archivage
- Organisation et suivi des éléments préparatoires pour le Conseil Municipal
- Vérification, transmission aux commissions municipales
- Rédaction des délibérations
- Veille juridique relatives aux compétences de la Direction
- Collecte de textes réglementaires
- Analyse et transmission aux responsables de services
3) Activités spécifiques ou de polyvalence
- Secrétariat de l’Adjointe déléguée à l’Education et à l’enfance (planning, courriers, préparation des audiences)
- Suivi du budget de la direction
- Suivi sur INCOVAR des personnels directement rattachés à la direction
4) Technicités du poste et compétences exigées
- Savoirs, connaissances théoriques
- Connaissance de l’administration territoriale
- Maîtrise des outils bureautiques et des techniques du secrétariat
- Savoir faire
- Capacités rédactionnelles, d’analyse et priorisation des dossiers
- Organisation et rigueur
- Garant de l’image de la directrice et de l’élue qu’il assiste (conséquence politique pour l’élue)
- Relais d’information avec le supérieur hiérarchique
- Contacts directs et échanges permanents avec la directrice et l’élue
- Savoir être
- Aptitude à l’écoute et de communication
- Discrétion, confidentialité
- Autonomie
5) Conditions d'exercice
- Lieu de travail : Maison du tourisme