Assistant administratif / Assistante administrative (H/F)
Contrat à durée déterminée de la fin mai jusqu'au 31 décembre 2024 pouvant être renouvelé (possibilité d'une semaine de vacances sur le mois d'Août)
Horaires fixes du lundi au jeudi : 8h30-12h30/13h15-16h30, le vendredi 8h30-12h30/13h15-15h15
Poste basé à Rennes
Avantages : congés supplémentaires (18 jours de congés trimestriels par an), mutuelle (participation employeur et CSE), chèques vacances.
MISSIONS :
Sous l'autorité de la responsable administration et communication, il.elle aura comme missions principales, sans que celles-ci ne soient exhaustives et pourra être complétée au regard des compétences et des appétences de la personne recrutée :
SECRETARIAT :
- Accueil physique et téléphonique
- Suivi de la boite mail du siège
- Gestion du courrier entrée/sortie
- Gestion des agendas des cadres de la Direction générale
- Classement de divers documents administratifs
- Préparation de la salle de réunion pour les formations, CODIR, réunions représentants du personnel .
o Réservation de la salle
o Préparation de l'accueil café
o Commande des repas
En lien avec le service RH :
- Publication des offres d'emploi qui auront été au préalable validées par les gestionnaires RH
- Participation à certains process de recrutement (réception des candidatures et transmission au jury de recrutement)
- Classement des contrats de travail
- Mise sous pli des bulletins de salaire
En lien avec le service comptable :
- Editer, paginer, relier les rapports d'activité et les fascicules budgétaire
- Editer les factures reçues sur la boite siège
En lien avec la responsable qualité et développement :
- Editer, paginer, relier les rapports d'appel à projets
LOGISTIQUE:
- Suivi et gestion des stocks de la direction générale
- Déplacement, avec le véhicule de service, auprès de nos fournisseurs pour récupérer les commandes
- Veiller à maintenir un cadre de travail agréable
- Suivi des entretiens des véhicules de service
PROFIL ET COMPETENCES REQUIS:
Diplôme en secrétariat de niveau 4 exigé ;
Expérience de 5 ans en tant que secrétaire administrative, ou équivalente, de préférence au sein d'une structure multi établissements ;
Savoir-faire :
Maîtrise bureautique des logiciels Word, Excel, PowerPoint ;
Connaissance du logiciel CANVA appréciée
Permis B obligatoire
Savoir-être :
Rigueur, sens de l'organisation, confidentialité ;
Dynamique, qualités relationnelles, capacité à travailler en équipe ;
Posture professionnelle en adéquation avec les valeurs fortes portées par l'Association sur un plan humain et sociétal (Bienveillance, travail collaboratif, écoute, partage.).
Experience: 5 An(s)
Compétences: Gestion administrative du courrier,Organiser la logistique des recrutements et des formations,Planifier des rendez-vous,Classer des documents,Assurer la gestion administrative d'une activité,Établir, mettre à jour un dossier, une base de données
Permis: B - Véhicule léger exigé
Qualification: Technicien
Secteur d'activité: Hébergement social pour handicapés mentaux et malades mentaux
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.