Assistant de gestion administrative H/F
l'action quotidienne de près de 5 000 femmes et hommes exerçant 150 métiers différents, est accompagné par le lancement d'un projet d'administration ambitieux : TEAM. Intégrez notre TEAM pour travailler ensemble au Mans !
La direction Éducation est constitué de 3 services : Accompagnement de l’Enfant, Ressources internes et externes et Bâtiments et restauration scolaire,. Au sein de ce dernier, vous serez chargé d'assurer le secrétariat et l'assistance auprès du responsable. Vous
effectuerez le suivi des demandes de dépannages dans les écoles, l'analyse et la gestion des conseils d'écoles. À ce titre, vous serez quotidiennement en lien direct avec les directions d' écoles et les services de la collectivité .
. Secrétariat : assurer le secrétariat du service (organisation réunions, frappe de courriers, mails, power point…), rédiger des courriers simples et des mails et assister le cadre de référence.
. Assurer l'accueil téléphonique
. Conseil d'écoles : recevoir et transmettre aux élus les invitations aux conseils d’écoles (CE), réceptionner et analyser les comptes rendus en lien avec le technicien, saisir les demandes des conseils d’écoles dans un tableau de suivi et les transmettre dans les services compétents et adresser les réponses en lien aux directions des écoles et aux élus
. Dépannages : réceptionner les demandes de petits travaux des directions des écoles et les adresser aux services concernés, assurer un suivi avec l’ensemble de ces services, adresser 2 fois/an un tableau des travaux réalisés dans chaque école.
Votre profil
. Titulaire d'une formation administrative, vous maîtrisez les outils informatiques et bureautiques (word, excel, powerpoint,zimbra, airs courrier) ainsi que les techniques de secrétariat
. Vous présentez des capacités rédactionnelles et détenez des connaissances sur le fonctionnement des collectivités territoriales.
. Une connaissance du fonctionnement des établissements scolaires serait un plus !
. Vous appréciez le contact et détenez des qualités relationnelles vous permettant de faire face à de multiples sollicitations et avez le sens de la discrétion professionnelle
. Permis B souhaité
Vos savoir-être
. Rigueur, organisation et ponctualité
. Sens de l'écoute et adaptabilité
. Sens du travail en équipe
. Capacité à prendre des initiatives et à prioriser