SECRETAIRE ASSISTANT-TE
Assurer les activités d'accueil, de secrétariat et d'assistance auprès du chef du service et des cadres.
DÉTAIL DES ACTIVITÉS
Activités principales :
Assurer des travaux de secrétariat (accueil physique et téléphonique, réalisation et mise en forme de documents à l'aide d'outils bureautiques, gestion et rédaction de courriers...).
Organiser les réunions et préparer les dossiers au niveau du service.
Organiser les réunions transversales interservices (transition écologie notamment).
Organiser et planifier les agendas des cadres du service.
Suivre les projets et activités du service (tenue de tableaux de bord, suivi de dossiers spécifiques, des subventions circuit des parapheurs...).
Traiter les demandes d'ouvertures tardives et les ventes au déballage.
Classer et archiver les dossiers du service.
Travailler en collaboration avec les autres assistants·es de la direction.
Activités secondaires :
Remplacer l'assistant·e du directeur·rice en cas d'absence.
Conditions d'exercice :
Localisation : 28 avenue du Rhin, 67000 Strasbourg
BAC ou BTS secrétariat.
Maîtrise des techniques de secrétariat et des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Sibelius, Airdélibs...).
Maîtrise du fonctionnement des services de la collectivité.
Maîtrise dans l'organisation et la planification des réunions.
Capacités rédactionnelles.
Capacité à prioriser les activités et à s'organiser.
Discrétion et confidentialité.
Autonomie.
Sens relationnel.
Polyvalence.