Assistant administratif /Assistante administrative et logistique (H/F)
Mettre en œuvre toutes les mesures nécessaires au bon fonctionnement du service départemental sur le plan administratif et logistique. Le/la volontaire agira sous la responsabilité du chef de service du service départemental.
Activités principales :
Il/elle prendra notamment part aux actions suivantes :
- Gestion du standard : réception des appels, prise de messages, orientation des appels vers les différents
services,
- Réalisation des opérations de secrétariat :
o Traiter le courrier arrivé et départ : enregistrement du courrier départ/arrivé, transmission,
o Organiser le classement et l'archivage des documents au sein du service
- Gestion des achats :
o Préparer et transmettre les bons de commande
o Faire le suivi des commandes
- Gestion des déplacements :
o Suivi des plannings des véhicules
o Suivi de l'entretien des véhicules (voitures et scooters)
- Gestion Suivi des stocks de matériels et fournitures courantes, réapprovisionnement,
- Participation aux actions de sensibilisation du service départemental
COMPETENCES ET QUALITES REQUISES
Connaissances :
- Très bonne connaissance de la culture locale,
- La compréhension et la pratique des langues locales seraient un plus,
Savoir-faire opérationnel :
- Capacité à s'intégrer et à s'adapter
- Bonne capacités rédactionnelles,
- Aisance dans l'utilisation des outils bureautiques
Savoir-être professionnel :
- Autonomie, rigueur et sens de l'organisation
- Discrétion et respect de la confidentialité
Experience: Débutant accepté
Compétences: Gestion administrative du courrier,Organiser des déplacements professionnels,Planifier des rendez-vous,Accueillir, orienter, informer une personne,Classer des documents,Établir, mettre à jour un dossier, une base de données
Qualification: Employé non qualifié
Secteur d'activité: Administration publique (tutelle) des activités économiques
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.