Copie de Secretaire Unite Locale de Bordeaux H/F
Forte de ses 66 275 bénévoles et 16 700 salariés engagés en France comme à l'étranger, la Croix-Rouge française, (650 établissements et services pour 1, 5 milliards de CA annuel) c'est à la fois une association loi 1901 reconnue d'utilité publique, de volontaires engagés depuis plus de 150 ans sur de nombreux fronts de la lutte contre les précarités, et une entreprise à but non lucratif de services dans les champs sanitaire, social, médico-social et de la formation.
L'unité locale de Bordeaux :
Composée de plus de 350 bénévoles, la Croix Rouge développe des activités d'aide alimentaire, de cours de français langues étrangères, des opérations d'urgences et secours aux populations, des postes de secours, des maraudes, de la formation aux premiers secours, un espace bébé parents, un point hygiène.
Assister la gouvernance d'une structure associative ainsi que son responsable et/ou ses équipes dans l'organisation et la gestion de leurs activités administratives et logistiques quotidiennes.
MISSION 1 : Accueil physique et téléphonique
- Accueillir, orienter, recevoir le public, les bénéficiaires, les bénévoles (ouverture et informations)
- Gestion des appels téléphoniques, orientations et analyse de la demande (vers les services et la direction)
- Rendre compte lors des absences, prendre note des messages et transmissions
MISSION 2 : Administration et assistanat de la gouvernance
- Gestion de la messagerie et du courrier (entrée, sortie)
- Gestion des dossiers bénévoles adhérents, feuilles de frais
- Diffusion des informations aux bénévoles, organismes internes et externes par les moyens de communication
- Rédaction des documents, power points, comptes rendus lors des réunions (mise en forme et diffusion aux membres du bureau selon la procédure officielle CRF)
- Accompagnement lors des campagnes d'adhésion avec le bureau local
- Suivi des dossiers liés au fonctionnement de l'UL (entretien et maintenance ERP / Gestion des risques)
- Aide à la constitution des demandes de subventions (partie administrative) et suivi
- Conception et mise à jour des tableaux de suivi
- Gestion de l'agenda et planning de la gouvernance (prise de rendez-vous, préparation des documents nécessaires, organisation réunions et déplacements si besoin)
- Gestion des stocks et approvisionnement
- Classement et archivage des documents administratifs
- Coordination administrative entre les deux sites de l'UL
- Suivi des actions et mise à jour du Plan d'Action de l'UL
MISSION 3 : Support comptable
- Demande de devis
- Réception des factures et surlignage
- Envoi et suivis des factures et des règlements
- Relance des fournisseurs
- Aide à la saisie comptable
- Suivis et analyse des consommations énergétiques
- Classement et archivage des documents et dossiers comptables
MISSION 4 : Appui aux actions de formation
- Préparation des documents et distribution en amont
- Préparation de la salle de formation et matériel
- Envoi des diplômes aux candidats et documents à la DT33
- Archivage des dossiers de session
MISSION 5 : Appui aux activités d'évènementiel et de communication
- Installation de la signalétique
- Préparer la logistique en amont des manifestations internes ou externes locales : affiches, autorisations des pouvoirs publics, communiqué de presse, préparation des événements (traiteurs, organisations activités, etc.) : braderies, assemblées, expositions, etc.
- Préparer et proposer le planning des bénévoles participants aux opérations de collecte
Minimum un Baccalauréat dans le domaine de compétences lié au poste
Organiser et gérer les priorités en lien avec l'Administratrice Provisoire
Capacités rédactionnelles
Rigueur et grande autonomie
Capacité d'adaptation
Maîtriser les outils bureautiques, informatiques et l'environnement du web
Apprendre et s'approprier les outils et bases web de la CRf
Gestion du temps et sens de l'organisation
Expérience souhaitée : Intermédiaire
Date de prise de poste souhaitée
Le plus rapidement possible
6 mai 2024
Informations pratiques liées au poste
Temps de travail :
Lundi de 9h00 à 12h30 et de 13h30 à 17h00
Mardi de 9h00 à 12h30 et de 13h30 à 17h00
Mercredi de 9H à 12h30
Jeudi de 9h00 à 12h30 et de 13h30 à 17h00
Vendredi de 9h00 à 13h30
La secrétaire partagera son temps de travail en présentiel entre les deux sites : 50 rue Ferrère et 16 Cours le Rouzic à Bordeaux
Prime de fin d'année : Oui