Assistant Polyvalent - Office Manager H/F
Depuis janvier 2023, la société a ouvert un lieu entièrement consacré à l'histoire et destinée à tous : passionnés et curieux, familles et universitaires, écoliers et professeurs Le public y découvre trois expériences immersives inédites ainsi qu'un centre de conférences, une librairie, une boutique et un espace cafétéria.
Afin d'accompagner notre développement, nous recherchons notre assistant(e) polyvalent(e) - Office manager dont les principales missions seront :
- Office management :
- Gestion et tri des documents administratifs et démarches administratives diverses
- Gestion du parc informatique et des abonnements des différents logiciels utilisés
- Assurer la gestion des approvisionnements des moyens matériels et fournitures de bureau
- Mise en place ou amélioration des procédures internes (notamment procédures d'achat)
- Organiser et préparer diverses réunions ; rédaction de comptes-rendus
- Apporter ponctuellement un soutien de rédaction et de mise en forme de documents
- Organisation/gestion des bureaux administratifs en particulier salle de réunion, espace café et cuisine
- Organisation d'événements d'entreprise
- Ressources Humaines :
- Gestion des visites médicales
- Publications des annonces, participation à la sélection des CV et organisation des entretiens
- Gestion des onboardings et offboardings des collaborateurs
- Amélioration de la communication interne en étant force de proposition
- Organisation des formation
- Organisation et préparation des réunions CSE
- Rédaction de procédures internes
- Participation à divers projets en fonction des besoins
- Autres tâches :
- Missions diverses pour les équipes commerciales, marketing et communication
Cette liste est non exhaustive et sera susceptible d'être adaptée en fonction du profil.
Nous recherchons une personne dynamique et dont les meilleurs atouts sont :
- Des compétences organisationnelles importantes pour gérer des tâches multiples et variées.
- De très bonnes capacités de communication tant à l'oral qu'à l'écrit.
- D'excellentes qualités relationnelles et une capacité de s'adapter à des personnes de tous niveaux en étant flexible et réactif.
- Une maîtrise des outils informatiques et de bureautique.
- Un sens aigu de la discrétion et de la confidentialité.
- Des connaissances de base en RH seraient un plus.
Autres compétences importantes pour ce poste :
- Autonomie
- Rigueur et flexibilité
- Proactivité
Premier emploi ou 1 à 3 ans d'expérience