Assistant / Assistante de direction (H/F)
o Suit le planning du directeur et de la directrice adjointe ;
o Prépare les dossiers PCA/Directeurs/directeur adjoint en lien avec l'agenda général ;
o Remet à jour l'agenda commun et le planning excel ;
o Prépare les courriers de la direction ;
o Remet à jour le listing VIP ;
o Gère l'accueil téléphonique et physique des interlocuteurs de la direction ;
o Assure l'interface entre la direction et les sous-directions ;
o Participe à la logistique des différents évènements (réunions, déplacements, séminaires, cérémonies, réceptions .) ;
o Planifie et gère les déplacements du conducteur ;
o Suit les courriers « arrivée-départ » ;
o Suit la boîte mail « direction » ;
o Suit les parapheurs ;
o Assiste à la revue d'actualités hebdomadaire, rédige le compte-rendu ;
o Communique et veille à l'application des directives ;
o Supplée à l'absence de l'assistante de direction dans toutes ses missions (présence permanente de l'une ou l'autre au bureau)
Experience: 3 An(s) - MEME POSTE
Compétences: Gestion administrative du courrier,Planning du personnel,Assurer un accueil téléphonique,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,SAVOIR GERER LES URGENCES,AVOIR LE SENS DE L'ANTICIPATION,ETRE REACTIF (-VE),MAITRISER LES TECHNIQUES DE COMMUNICATION,SAVOIR FAIRE PREUVE DE TACT,SAVOIR RENDRE COMPTE ,SAVOIR FAIRE PREUVE DE DIPLOMATIE,AVOIR UN SENS AIGU DU DETAIL,QUALITES D'ORGANISATION,SAVOIR PRIORISER
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Services du feu et de secours
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.