Office Manager H/F
En tant qu'Office Manager, vous jouerez un rôle clé dans le bon fonctionnement du bureau et dans le soutien des équipes. Vous serez responsable de la gestion administrative, organisationnelle et des ressources humaines, tout en contribuant à des projets d'innovation visant à améliorer nos processus internes et l'expérience de nos employés. Vos missions :
Gestion administrative et organisationnelle
Gestion des fournitures et équipements : Assurer l'approvisionnement et la gestion des stocks de fournitures de bureau, veiller à l'entretien des équipements et gérer les relations avec les prestataires externes.Organisation des espaces de travail : Aménager et optimiser les espaces de travail pour garantir un environnement fonctionnel et agréable, incluant la gestion des salles de réunion et des espaces communs.Gestion des services généraux : Superviser les services de nettoyage, de sécurité et de maintenance pour assurer le bon fonctionnement du bureau.
2. Support aux équipes
Communication interne : Faciliter la communication entre les différents départements, organiser des réunions hebdomadaires et des séances de brainstorming pour encourager la collaboration.Organisation d'événements : Planifier et coordonner des événements internes tels que des séminaires, des ateliers de formation, des activités de team-building et des fêtes d'entreprise.Gestion des déplacements : Coordonner les voyages d'affaires, incluant la réservation de transports et d'hébergements, et préparer les notes de frais correspondantes.
3. Gestion des ressources humaines
Onboarding des nouveaux collaborateurs : Préparer les accueils des nouveaux employés, organiser des séances d'introduction et de formation, et veiller à ce qu'ils disposent de tout le nécessaire pour commencer leur travail.Gestion des dossiers du personnel : Tenir à jour les dossiers des employés, gérer les congés, les arrêts maladies, les absences et les contrats de travail.Gestion des avantages sociaux : Gérer les avantages sociaux offerts aux employés, tels que les cartes cadeaux, les abonnements à la salle de sport, etc. Assurer le rechargement mensuel des cartes tritres-restaurants. Animation du sujet QVCT avec l'équipe des référents : Animer et coordonner les initiatives QVCT avec les référents internes. Organiser des ateliers, des séminaires et des activités visant à améliorer la qualité de vie au travail.Responsabilité Sociétale des Entreprises (RSE) : Organiser les réunions du Comité Social et Économique (CSE). Préparer les ordres du jour, coordonner les participants et assurer le suivi des actions décidées en réunion. Soutenir le Responsable RSE dans la mise en oeuvre de la politique RSE de l'entreprise. Planifier et organiser les prochaines élections professionnelles, en garantissant leur bon déroulement et le respect des procédures légales.
Coordination avec le cabinet comptable : Travailler en étroite collaboration avec le cabinet comptable pour assurer la gestion précise et ponctuelle de la paie. Préparer et vérifier les éléments variables de paie, et garantir la conformité avec les régulations en vigueur.
Votre profil :
Diplôme : Bac +3 à Bac +5 en gestion des entreprises, en administration des affaires, en ressources humaines ou dans un domaine similaire.Expérience : Minimum de 3 ans d'expérience en tant qu'Office Manager ou dans un rôle similaire, avec une expérience démontrée en gestion administrative et RH.
Compétences techniques :
Maîtrise des outils bureautiques (Suite Microsoft Office, Google Workspace).Connaissance des logiciels de gestion RH et de paie.Compétences en gestion de projet et en amélioration des processus.
Compétences relationnelles :
Excellente capacité de communication écrite et orale.Aptitude à travailler en équipe et à collaborer avec différents départements.Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à prioriser efficacement.
Qualités personnelles :
Proactivité et autonomie dans la gestion des responsabilités.Esprit d'initiative et capacité à proposer des solutions innovantes.Sens de l'organisation et attention aux détails.
Pourquoi les rejoindre :
Rémunération 35/40K€ selon expérience.Variable, intéressement.Titre restaurant, mutuelle, participation abonnement sport.Afterwork, petit déjeuner, séminaire.Ambiance conviviale et bienveillante