Assistant (H/F) de gestion administrative
Accueil téléphonique et physique au secrétariat :
- renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
-recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
-assurer le standard, la gestion administrative et l'accueil des services techniques
La gestion administrative des services techniques :
- assistance aux techniciens des services électriques, bâtiment et voirie:cimetière pour les réponses aux sollicitations des administrés, des opérateurs et /ou toutes autres démarches administratives
-réception du courrier reçu, tri et préparation des réponses
-suivi des courriers techniques : mise à la signature, copie et expédition
-suivi, classement et archivage des dossiers
-assistance à la gestion du service entretien des bâtiments (plannings ..)
-gestion informatiques des demandes d’interventions et de travaux (logiciel ATTAL)
-gérer les demandes d'intervention des Services Techniques : analyse de la demande, enregistrement et transmission
-gestion et suivi des fiches travaux en régie
-conception de tableaux de suivi, de tableaux de consommation ou autres
-divers : participation à la gestion des clés, du chauffage, des alarmes, des téléphones
-assurer le lien RH entre les services et la DRH (formation, absences ...)
Achats/gestion des stocks
- gestion et suivi des cartes essence du CTM
-agent qui assure la logistique et les achats des services techniques (constitution et suivi d'un petit stock)
-demandes de devis et réalisation d'études comparatives pour les petits achats(matériel, outillage,EPI, maintenance véhicules ..)
- relation avec les fournisseurs et les entreprises
-approvisionnement logistique de la régie et dans certains cas les entreprises
-réception et contrôle des commandes
* connaissances ATTAL/CIRIL/WORD/EXCEL..
* connaissances en logistiques et petits achats
* pratique de la bureautique et maîtrise des outils collaboratifs de la suite Offie365
* devoir de réserve et sens du service public, rigueur, disponibilité, sens de l'organisation et capacité à travailler en équipe
* qualités relationnelles
*sens de l'écoute et pédagogie, curiosité intellectuelle, esprit d'initiative et force de proposition
*facilité de contact et de communication
*respect des consignes et de la hiérarchie
*assurer le suivi fonctionnel de la prise en charges des demandes (logiciel ATTAL)
*adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
Condition d'emploi
- poste à temps complet à 37 h 30 hebdomadaires (15RTT/ans)
condition de rémunération ouvert aux titulaires et aux contractuels
- traitement de base + régime indemnitaire fixe et variable
-prime de fin d'année
-COS + tickets restaurants pour les titulaires
-possibilité de permancence
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