Assistant de direction (h/f)
• Assurer l’accueil physique et téléphonique,
• Assister le directeur général adjoint dans la tenue de son agenda Outlook et affaires courantes,
• Organiser et planifier les réunions, déplacements et rendez-vous,
• Préparer les réunions du directeur général adjoint: collecte de documents et rapports, relances, préparation de dossiers, …,
• Relayer les informations aux directions du pôle,
• Prendre des notes lors des réunions et rédiger des comptes-rendus,
• Mettre en forme les courriers rédigés par le directeur général adjoint,
• Procéder au classement et archivage,
• Assurer le suivi et la diffusion du courrier dans les directions du pôle via AIRS,
• Assurer la gestion des parapheurs (tableau de suivi des entrées et sorties, contrôle de la conformité des procédures internes au pôle à celles applicables à l’ensemble des pôles, relecture des documents et vérification de l’orthographe, et réactivité face aux courriers urgents),
• Assurer le traitement des opérations de gestion du temps sur le logiciel INCOVAR (éditer les demandes pour validation du directeur du pôle)
Compétences techniques :
• Maitrise du pack Office
• Maitrise de la messagerie électronique
• Maitrise des techniques de classement
• Notions de comptabilité publique
Compétences relationnelles :
• Discrétion professionnelle
• Rapidité d’exécution des tâches
• Adaptabilité aux différentes situations rencontrées