Assistant(e) de gestion administrative
• Assurer l’accueil des usagers.
Assurer la gestion des demandes de CNI/Passeports
- Assurer les RDV dépôts / remises des titres,
- Traiter les dossiers au dépôt,
- Préparer les dossiers pour les RDV du jour,
- Traiter les demandes de cartes d’identité, de passeports,
- Assurer les demandes d'actes auprès des mairies de naissance,
- Informer les usagers sur la réglementation en matière de CNI / passeports
Binôme accueil mairie principale/mairie annexe :
- Assurer l’accueil physique et téléphonique des usagers de la mairie.
- Prendre des messages.
- S’exprimer clairement et reformuler les demandes.
- Favoriser l’expression de la demande.
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques.
- Orienter vers les personnes et services compétents.
- Renseigner sur l’organisation et le fonctionnement de la collectivité.
- Accompagner les administrés dans les démarches dématérialisées.
- Appliquer les règles de communication et de protocole.
- Réagir avec pertinence aux situations d’urgence.
- Conserver neutralité et objectivité face aux situations.
- Identifier et gérer la demande et son degré d’urgence.
- Assurer une veille (juridique, pratique) dans ses domaines d’intervention,
- Elaborer des procédures,
- Proposer et tenir des tableaux de bord,
- Transmettre les informations à destination des collègues.
Toutes autres activités nécessaires au bon fonctionnement du service public.
Savoir :
- Connaissances de la législation et de la réglementation applicable en matière de CNI / passeports
- Techniques rédactionnelles administratives
- Techniques d’accueil et d’écoute
- Maîtrise des outils informatiques
Savoir-faire :
- Réceptionner et traiter les demandes de CNI / Passeports
Accueil et renseignement du public
Savoir être :
- Qualités rédactionnelles
- Sens du service public
- Sens relationnel
- A l’écoute
- Patience
- Organisée - Rigueur
- Polyvalent
- Discrétion professionnelle
- Esprit d’équipe
- Capacité d’adaptation au rythme de travail