Gestionnaire administratif(ive) d'école doctorale (H/F)
Le collège doctoral de l'université Grenoble Alpes (UGA) compte plus de 3 000 doctorants, réunis au sein de 13 écoles doctorales. 36 personnels administratifs sont affectés à la gestion des études doctorales du site.
Le collège œuvre à rapprocher et à croiser les disciplines de ses écoles doctorales sur le socle de l'excellence scientifique des centres de recherches associés à l'université Grenoble Alpes. Il travaille en synergie avec le tissu socio-économique, industriel et culturel au niveau régional et national, tout en affichant une politique internationale dynamique. La formation des docteurs et leur insertion professionnelle sont des priorités : chaque doctorant(e) doit être en mesure de viser l'excellence dans sa discipline scientifique, l'ouverture vers les autres et devenir un(e) citoyen(ne) actif(ive) du monde.
Découvrez le collège doctoral sur son site : https://doctorat.univ-grenoble-alpes.fr/college-doctoral/le-doctorat-de-l-universite-grenoble-alpes-659229.kjsp
Missions principales :
Sous l'autorité de la responsable du service des Ecoles Doctorales (ED), vous contribuerez à la gestion administrative des cursus doctoraux et des habilitations à diriger des recherches (HDR) au sein de l'école doctorale "Sciences de l'Homme, du Politique et du Territoire" (SHPT). Vous travaillez en collaboration étroite avec le directeur de cette ED et le président du comité HDR.
Activités principales :
- Assurer la gestion administrative des inscriptions en thèse, des contrats doctoraux, des soutenances de thèse et de la formation disciplinaire : vérification réglementaire et de complétude de dossiers, rédaction de comptes rendus, actions de communications, organisation de réunions, suivi financier, logistique.
- Accueillir, informer, accompagner les candidats à la thèse, les candidats à la HDR, les doctorants et les directeurs de thèse.
- Assurer l'interface avec les autres services du collège doctoral et les laboratoires adossés à l'ED.
- Participer à la vie de l'école doctorale : organiser des journées d'information, animer le site internet, participer aux conseils de l'école doctorale.
- Participer aux activités transversales du collège doctoral (réunions d'organes, ateliers thématiques, groupes de travail, etc.)
Contrainte liée au poste :
Les réunions des organes "Conseil de l'ED" et "CD3" sont susceptibles de se dérouler pour partie en dehors des horaires habituels de travail, ces temps travail seront planifiés en avance et récupérés.
Experience: Débutant accepté
Compétences: Avoir le sens de l'organisation, savoir prioriser,Avoir l'esprit d'équipe,Qualités rédactionnelles,Faire preuve de rigueur ,Avoir un bon relationnel,Capacité à se former à de nouveaux logiciels,Connaître les outils Adum, Apogée, Alfresco,Disposer d'un niveau B1 / B2 en anglais,Maitriser les outils bureautiques (Word et Excel),Savoir s'adapter à différents publics
Langues: Anglais exigé
Qualification: Technicien
Secteur d'activité: Enseignement supérieur
Liste des qualités professionnelles:
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.