ASSISTANT RESSOURCES HUMAINES (F/H) - C613
Pour accompagner ces projets, la Ville de Lyon bénéficie d’un budget de 800 millions d’euros et de l’engagement d’une administration municipale forte de près de 8 500 agents présents au quotidien auprès des lyonnaises et des lyonnais.
L'essence de la Délégation générale Jeunesse, éducation, enfance, sports et inclusion est de rendre un service public de qualité et de proximité aux habitants, et plus particulièrement aux plus jeunes, aux plus anciens et aux plus fragiles, grâce à 4 500 agents œuvrant quotidiennement au service de plus de 650 équipements municipaux.
Le Centre Communal d’Action Sociale (CCAS), établissement public administratif rattaché à la Ville de Lyon, emploie 516 agents permanents et non-permanents. Il met en œuvre la politique sociale municipale.
Il développe ainsi différentes activités d’aide et d’accompagnement des personnes âgées, familles en difficultés et de lutte contre les exclusions.
Il gère 19 établissements à destination des seniors : 4 EHPAD, 15 Résidences Autonomie, des bains-douches, un restaurant social et il conduit avec la Métropole la création d’un guichet social unique (Maison de la Métropole de Lyon).
Au sein du Service RH du CCAS, composé de 3 cellules et de 15 collaborateurs et sous la responsabilité hiérarchique du Responsable des ressources humaines, vous assurez son secrétariat ainsi que celui du service, et apportez un soutien administratif sur les différentes activités du Pôle RH, en termes d’organisation, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et de suivi de dossiers.
Vous travaillez ainsi en lien étroit avec les agents des différentes cellules du service RH ainsi qu’avec les autres services du CCAS et de la Ville de Lyon (notamment, la DGRH).
VOS ACTIVITES PRINCIPALES :
1/Participation à la gestion des réunions et de l’agenda du responsable des ressources humaines
- Participer à la gestion de l’agenda du responsable des ressources humaines,
- Participer à l’organisation et la planification des réunions du RRH et du service : invitation des participants, mise en forme et en cohérence des documents, rédaction de comptes rendus, préparation des dossiers pour les réunions et/ou RDV du RRH…
2/Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
- Mettre en forme, saisir tous types de documents (lettres, courriers, comptes rendus, notes, diaporamas) et en assurer leur diffusion,
- Gérer le courrier du service et assurer le suivi des parapheurs,
- Assurer le suivi de dossiers spécifiques (campagne de vaccination, don du sang, médailles du travail…),
- Centraliser le suivi des agents grévistes du service,
- Centraliser et suivre les commandes de fournitures du Pôle RH,
- Mettre à jour l’organigramme du service,
- Préparer les plannings prévisionnels de congés et tableaux présentiel/télétravail du service,
- Fournir assistance à des travaux de reprographie en cas de besoin de l’équipe.
3/Suivi de dossiers spécifiques :
*Sur le volet « carrière/gestion administrative »
- Assurer la gestion et le suivi administratif des évaluations annuelles (diffusion de l’information relative à la campagne des entretiens annuels, envoi des supports et lien avec les managers en cas de questions, centralisation des retours, vérification et suivi des signatures),
- Suivre et préparer les tableaux d’avancement de grade pour la Direction et assurer un lien de proximité avec le Service Carrière/DGRH de la Ville de Lyon pour les questions liées.
*Sur des thématiques transversales RH
4/Suivi et contribution active aux projets & activités du service et de la Direction
- Participation aux groupes de travail
- Suivi d’activité….
5/Accueil téléphonique et physique au secrétariat
6/Tri, classement et archivage des documents
VOS ACTIVITES SECONDAIRES :
Soutien ponctuel aux autres cellules du service RH, en cas d’absence des collègues en charge des dossiers et pour assurer la continuité de service :
• Gestion administrative du personnel
- Centraliser et classer les arrêtés de réquisition
- Assurer le suivi des réquisitions en cas de grève
- Coder les absences pour grèves dans le logiciel Chronogestor.
• Pôle emploi et compétences
- Assurer la publication des postes vacants et offres d’emplois non-permanents (suivi sur e-recrutement) et diffuser les offres en interne, organiser les jurys de recrutement (gestion des agendas, convocation des candidats par téléphone et par mail) ; participer à des jurys de recrutement et à des opérations de recrutement spécifiques en lien avec les collègues chargées de recrutement.
- Participer à la recherche de vacataires pour les résidences autonomie, en cas d’urgence,
- Recueillir et constituer les dossiers de recrutement des emplois non-permanents,
- Mettre à jour les fiches de poste.
• Cellule effectifs-insertion
Apporter son aide :
- sur les demandes et les conventions de stage,
- sur la gestion des contrats d’apprentissage.
• Soutien administratif aux actions transversales du service
Accès direct
Expérience(s) en collectivités territoriales appréciée(s)
Connaissances techniques:
-Règles du fonctionnement des collectivités territoriales en matière de ressources humaines
-Connaissance des procédures RH de la collectivité
-Maîtrise des logiciels bureautique (Word, Excel, Powerpoint) et progiciels ASTRE RH, Chronogestor, e-recrutement
Savoir-faire:
-Organisation (sens des priorités)
-Méthode et respect des délais
Savoir-être:
-Rigueur, autonomie, adaptabilité
-Confidentialité
-Travail en équipe et qualités relationnelles